Ein Textentwurf hier, eine Gesprächszusammenfassung dort: Beginnen Sie Ihre KI-Inventur mit den konkreten Aufgaben im Arbeitsalltag. Eine gemeinsame Übersicht zeigt, wo Ihr Team KI einsetzt, welche Informationen dabei verarbeitet werden und wer die Ergebnisse prüft.
Auch das AI Office der Europäischen Kommission nennt die im Unternehmen genutzten KI-Systeme, ihren Einsatzkontext und ihre Risiken als Ausgangspunkte für passende Maßnahmen zur KI-Kompetenz. Quelle 1
Der folgende Ablauf ist unser praktischer Vorschlag für einen ersten Arbeitsstand. Dafür genügt zunächst eine gemeinsam gepflegte Tabelle. Wann eine solche Tabelle an Grenzen stößt, beschreibt der Ratgeber Excel-Liste oder interne Web-App.
Eine Zeile pro konkreter Nutzung
Bitten Sie jede Abteilung, ihre Anwendungen zusammenzutragen. Denken Sie dabei auch an KI-Funktionen in bereits vorhandener Büro-, Design- oder Meeting-Software. Fragen Sie nach der tatsächlich genutzten Funktion: Was gibt eine Person ein, was entsteht daraus und wie wird das Ergebnis weiterverwendet?
Erfassen Sie unterschiedliche Einsatzzwecke getrennt. Derselbe Textassistent kann beispielsweise öffentliche Produktinformationen umformulieren oder interne Gesprächsnotizen zusammenfassen. Daraus ergeben sich unterschiedliche Datenarten und Prüffragen. Markieren Sie unbekannte Angaben ausdrücklich als offen.
Diese fünf Felder gehören in den ersten Überblick
1. Tool und Zugang. Notieren Sie Produkt, Anbieter und die konkret verwendete Funktion. Halten Sie fest, ob ein Firmenkonto oder ein privat angelegter Zugang genutzt wird. Zugangsdaten und Passwörter gehören nicht in die Übersicht.
2. Einsatzzweck. Beschreiben Sie die Aufgabe in einem Satz. „Entwurf für eine Antwort auf eine Kundenanfrage“ ist greifbarer als „Kommunikation“. Ergänzen Sie, wer das Ergebnis später nutzt und ob es intern bleibt oder nach außen geht.
3. Datenarten. Erfassen Sie, welche Informationen eingegeben, hochgeladen oder automatisch übernommen werden: etwa öffentliche Texte, interne Notizen oder personenbezogene Angaben. Beschreiben Sie die Kategorien, ohne die Originaldaten in die Tabelle zu kopieren. Wenn unklar ist, welche Daten ein Tool erhält, vermerken Sie den offenen Prüfpunkt.
4. Zuständige Person. Benennen Sie eine Person, die den Einsatz fachlich betreut und offene Fragen weiterverfolgt. „Das Team“ lässt offen, wer sich tatsächlich kümmert. Für technische oder datenschutzbezogene Fragen können weitere Ansprechpartner hinzukommen.
5. Menschliche Prüfung. Halten Sie fest, wer das Ergebnis vor seiner Verwendung prüft und worauf diese Person achtet. Bei einem Textentwurf können das Fakten, Namen, Zahlen und Tonalität sein. Warum KI-Ausgaben überzeugend klingen und trotzdem falsch sein können, erklärt der Glossarbegriff KI-Halluzination. Beschreiben Sie auch, was bei einem unklaren Ergebnis passiert: beispielsweise Rückfrage, Korrektur oder vollständige manuelle Bearbeitung.
So kann ein Eintrag aussehen
Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv und beschreibt kein Kundenprojekt:
- Tool: Textassistent A, Firmenkonto.
- Aufgabe: Entwurf eines Social-Media-Beitrags zu einem Produkt.
- Datenarten: Bereits veröffentlichte Produktinformationen.
- Zuständige Person: Anna Beispiel, Marketing.
- Menschliche Prüfung: Anna gleicht Angaben mit der Produktseite ab und gibt den Text vor Veröffentlichung frei.
Der Eintrag beschreibt den vorgesehenen Ablauf. Im nächsten Schritt wird mit den Beteiligten geprüft, ob die tatsächliche Nutzung dazu passt. Eine ausgefüllte Zeile ist noch keine Freigabe des Tools oder seines Einsatzzwecks.
Aus offenen Punkten werden Aufgaben
Gehen Sie die Übersicht gemeinsam durch. Wo fehlt eine zuständige Person? Wo sind die Eingaben unklar? Wo wird ein Ergebnis bereits weitergegeben, obwohl niemand eine Prüfung übernommen hat?
Formulieren Sie für jeden offenen Punkt eine Aufgabe mit Verantwortlichkeit und Termin. Ein konkreter Auftrag wäre: „Marketing klärt mit der IT, welche Kontovariante verwendet wird und welche Daten dafür intern freigegeben sind.“ Planen Sie anschließend einen Termin zur Aktualisierung und ergänzen Sie neue Anwendungen, sobald sie hinzukommen.
Für diesen Einstieg können Sie unser kostenloses KI-Governance-Workbook anfordern. Es enthält 12 ausfüllbare Arbeitsblätter für KI-Inventur, Rollen und Transparenz, KI-Kompetenz sowie einen 30-Tage-Plan. Wenn Sie anschließend einen konkreten Ablauf weiterentwickeln möchten, finden Sie im Beitrag zur KI-gestützten Workflow-Automatisierung mögliche Anwendungsfelder und Prüfschritte.
Häufige Fragen
Brauchen wir für eine erste KI-Inventur eine spezielle Software?
Für den beschriebenen Einstieg genügt eine gemeinsam gepflegte Tabelle. Halten Sie fest, wer die Übersicht aktualisiert und wann offene Fragen erneut besprochen werden.
Erfassen wir jedes Tool nur einmal?
Legen Sie für unterschiedliche Einsatzzwecke eigene Zeilen an. Derselbe Assistent kann öffentliche Produkttexte bearbeiten oder interne Notizen zusammenfassen. Datenarten und Prüfschritte unterscheiden sich dabei.
Ist ein eingetragenes KI-Tool damit freigegeben?
Nein. Die Inventur beschreibt die Nutzung und macht offene Fragen sichtbar. Die Freigabe und die Prüfung des konkreten Einsatzes sind eigene Schritte.
