Was Sie für ein Website-Briefing wirklich brauchen
Ein Website-Briefing beschreibt, was Ihr Betrieb anbietet, wen Sie erreichen möchten und was Besucher auf Ihrer Website tun sollen. Dafür brauchen Sie weder fertige Werbetexte noch einen Plan für jede Unterseite. Hilfreicher sind konkrete Informationen: Ihre wichtigsten Leistungen, typische Kundenfragen, vorhandene Bilder und ein Ansprechpartner für die Abstimmung.
Sie können die folgenden Punkte als Vorbereitung für ein Gespräch verwenden. Wo etwas noch offen ist, schreiben Sie genau das dazu. Eine ungeklärte Frage lässt sich gemeinsam lösen; eine stillschweigende Annahme führt später leicht zu zusätzlicher Arbeit.
1. Ein klares Ziel festlegen
„Eine moderne Website“ beschreibt zunächst einen Gestaltungswunsch. Was soll sich dadurch für Ihren Betrieb verbessern? Sollen Interessenten Ihre Leistungen verstehen, eine Anfrage mit Fotos schicken oder selbst einen Termin auswählen können?
Legen Sie einen wichtigsten nächsten Schritt fest. Bei einem Handwerksbetrieb könnte das eine Anfrage mit Einsatzort und einer kurzen Aufgabenbeschreibung sein. Bei einem Restaurant können Speisekarte, Öffnungszeiten und Reservierung im Vordergrund stehen. Das sind mögliche Beispiele, keine Vorgaben für jede Branche.
Notieren Sie außerdem, woran Sie später erkennen möchten, ob der Kontaktweg funktioniert. Geht es um passende Anfragen, vollständige Angaben oder weniger Rückfragen? Für einen Vergleich brauchen Sie eine nachvollziehbare Ausgangslage. Eine neue Gestaltung allein belegt noch keine Verbesserung.
2. Die Kunden beschreiben, die Sie erreichen möchten
Eine knappe Beschreibung reicht: Privatkunden oder Unternehmen, die Region, typische Anliegen und die Fragen vor einer Beauftragung. „Alle Menschen“ hilft bei der Planung wenig. „Hausbesitzer in unserem Einzugsgebiet, die einen Aufmaßtermin benötigen“ macht den Inhalt deutlich konkreter.
Sammeln Sie Fragen aus echten Telefonaten oder E-Mails. Häufig geht es um Leistungen, Anfahrt, Ablauf, Wartezeit oder benötigte Unterlagen. Antworten darauf helfen Besuchern bei ihrer Entscheidung. Auch Google empfiehlt Inhalte, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen der eigenen Zielgruppe orientieren Quelle 1 . Daraus folgt keine Platzierungsgarantie.
3. Leistungen und Grenzen verständlich aufschreiben
Erstellen Sie eine kurze Liste Ihrer wichtigsten Leistungen. Beschreiben Sie jeweils, was Sie übernehmen, für wen es geeignet ist und welche Informationen Sie für eine Einschätzung benötigen. Nennen Sie auch Arbeiten, die Sie nicht anbieten, und regionale Grenzen.
Fachliche Angaben müssen aus Ihrem Betrieb kommen. Dazu gehören beispielsweise eingesetzte Materialien, Qualifikationen, technische Voraussetzungen und Aussagen zu bestimmten Verfahren. Wir können Informationen verständlich formulieren und ordnen. Ob eine fachliche Aussage richtig ist, muss die zuständige Person im Unternehmen prüfen.
Entscheiden Sie, welche Inhalte zum Start benötigt werden. Eine kurze, verlässliche Leistungsbeschreibung ist brauchbarer als zehn Unterseiten, deren Aussagen noch niemand geprüft hat. Zusätzliche Themen können später folgen, wenn dafür ein erkennbarer Bedarf besteht.
4. Bilder, Logo und Projektbeispiele zusammentragen
Legen Sie vorhandene Dateien in einem gemeinsamen Ordner ab. Originalbilder und ein Logo als Vektordatei sind eine bessere Grundlage als Bildschirmfotos oder Bilder aus einer bereits komprimierten Messenger-Nachricht. Beschriften Sie Motive so, dass klar ist, was darauf zu sehen ist und wo es verwendet werden darf.
| Material | Was für die Planung hilft |
|---|---|
| Logo | Vorhandene Originaldatei und bisherige Farbvarianten |
| Personenfotos | Name, Rolle und für die Veröffentlichung vorgesehene Auswahl |
| Arbeits- oder Projektbilder | Kurze Erklärung des Motivs und freigegebene Angaben |
| Kundenstimmen | Wortlaut, Zuordnung und vorhandene Freigabe |
| Bestehende Unterlagen | Leistungsübersicht, Broschüre oder bisherige Website |
Stockbilder können ergänzen, wenn passende eigene Motive fehlen. Für die Vorstellung Ihres Teams eignen sich persönliche Fotos. Stellen Sie vorhandene Belege so zusammen, dass niemand später eine Kundenstimme oder eine Qualifikation aus dem Gedächtnis ergänzen muss.
Auch die Bedeutung eines Bildes gehört in die Planung: Informative Bilder brauchen eine passende Textalternative; rein dekorative Bilder können ohne beschreibenden Alternativtext auskommen. Das W3C unterscheidet diese Fälle ausdrücklich Quelle 2 . Eine kurze Erklärung aus Ihrem Betrieb hilft, einen fachlich richtigen Bildtext zu schreiben.
5. Funktionen anhand eines Beispiels erklären
„Wir brauchen Digitalisierung“ lässt viele Möglichkeiten offen. Beschreiben Sie lieber einen konkreten Ablauf: Ein Kunde fragt an, Sie prüfen den Einsatzort, vereinbaren einen Termin und senden eine Bestätigung. Welche Schritte sollen auf der Website beginnen? Welche Entscheidung bleibt bei Ihnen?
Trennen Sie dabei einen Wunsch von einer festen Anforderung. Ein Kontaktformular, eine Terminbuchung mit Fahrzeitprüfung und ein Kundenportal sind unterschiedliche Aufgaben. Listen Sie verwendete Programme auf und nennen Sie die zuständige Person. Zugangsdaten gehören nicht in ein allgemeines Briefing; benötigte Zugriffe werden später gezielt eingerichtet.
Ein hilfreiches Briefing benennt auch Ausnahmen: Was passiert bei einem unklaren Anliegen, einem bereits belegten Termin oder einer fehlenden Angabe? Für einen ersten Entwurf reicht ein typischer Fall plus die wichtigsten Sonderfälle.
6. Bei einem Relaunch die vorhandenen Inhalte erfassen
Wenn bereits eine Website existiert, sammeln Sie ihre Adressen, wichtigen Unterseiten und bekannten Kontaktwege. Markieren Sie Inhalte, die weiterhin stimmen, und solche, die überarbeitet werden müssen. Erreichbare Projektberichte oder hilfreiche Ratgeber sollten nicht allein wegen einer neuen Gestaltung verschwinden.
Falls sich Seitenadressen ändern, muss die Zuordnung von alten zu passenden neuen URLs geplant werden. Google beschreibt dafür unter anderem Weiterleitungen, aktualisierte interne Links und die Kontrolle nach dem Umzug Quelle 3 . Im Briefing muss dafür noch kein technischer Plan stehen. Entscheidend ist, dass der bestehende Inhalt als Teil des Projekts erfasst wird.
Domain, E-Mail und Website-Hosting können bei unterschiedlichen Anbietern liegen. Notieren Sie deshalb, wer die Verträge verwaltet. Ein Website-Relaunch sollte bestehende E-Mail-Postfächer nicht unbeabsichtigt verändern.
7. Budget, Abstimmung und Zuständigkeiten klären
Nennen Sie einen Budgetrahmen und unterscheiden Sie gewünschte von zwingend benötigten Funktionen. Bei Akuma Digital beginnt eine Basis-Website ohne individuelle Zusatzfunktionen ab 1.000 Euro netto. Der vereinbarte Leistungsumfang steht im Angebot. Einzelheiten zum Vergleich finden Sie im Beitrag über Kosten und Umfang einer Website.
Bestimmen Sie eine Person, die Rückmeldungen bündelt und Entscheidungen freigibt. Teilen Sie mit, wann Inhalte voraussichtlich vorliegen und ob ein Termin an ein tatsächliches Ereignis gebunden ist. Fertige Texte und ein freigegebenes Konzept sind etwas anderes als eine erste Ideensammlung; das sollte im Zeitplan sichtbar werden.
Eine kurze Vorlage für Ihr erstes Gespräch
Diese acht Antworten genügen als Einstieg. Kopieren Sie die Punkte in ein Dokument und ergänzen Sie jeweils wenige Sätze:
- Unser Betrieb bietet an: …
- Unsere wichtigsten Kunden und unser Einsatzgebiet sind: …
- Besucher sollen vor allem: …
- Diese Fragen hören wir häufig: …
- Diese Inhalte und Bilder liegen bereits vor: …
- Diese Funktionen und Programme sind relevant: …
- Budgetrahmen, Wunschtermin und offene Fragen: …
- Diese Person übernimmt Abstimmung und Freigabe: …
Wenn Sie Ihre Antworten noch nicht vollständig haben, können wir damit trotzdem beginnen. Unter Websites für kleine Unternehmen finden Sie den Überblick zu unserer Arbeit. Über die Projektanfrage können Sie Ihr Vorhaben beschreiben; im Gespräch klären wir gemeinsam, welche Informationen für den nächsten Schritt fehlen.
Häufige Fragen
Muss ich für das Website-Briefing schon fertige Texte haben?
Nein. Stichpunkte zu Ihrem Unternehmen, Ihren Leistungen und typischen Kundenfragen reichen als Grundlage. Akuma Digital kann beim Formulieren unterstützen. Fachliche Informationen und deren Freigabe müssen aus Ihrem Betrieb kommen.
Was kann ich vorbereiten, wenn ich noch kein Logo oder keine Fotos habe?
Sammeln Sie zunächst vorhandene Unterlagen und beschreiben Sie, wie Ihr Betrieb auftreten soll. Die Gestaltung und fehlende Motive lassen sich dann gemeinsam planen. Stockbilder können ergänzen; persönliche Fotos helfen bei der Vorstellung Ihres Teams.
Wie genau muss ich technische Funktionen beschreiben?
Beschreiben Sie einen typischen Ablauf, die beteiligten Programme und wichtige Ausnahmen. Sie müssen noch keine technische Lösung auswählen. Welche Umsetzung passt und was sie umfasst, wird anhand dieser Angaben geklärt.
Was ist beim Briefing für einen Website-Relaunch zusätzlich wichtig?
Erfassen Sie bestehende Seitenadressen, wichtige Inhalte und die Zuständigkeiten für Domain, Hosting und E-Mail. Bei geänderten URLs müssen passende Weiterleitungen und interne Links geplant werden Quelle 3 .
