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Prozesskosten-Rechner: was Handarbeit im Jahr kostet.

Tragen Sie ein, wie oft ein wiederkehrender Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Arbeitsstunde bei Ihnen kostet. Sie bekommen Jahresstunden, Jahreskosten, Restaufwand, laufende Kosten, Amortisationsdauer und den Saldo nach drei Jahren — mit offenem Rechenweg, und die Berechnung selbst verlässt Ihren Browser nicht.

Was kostet der Ablauf heute?

Alle Felder sind Ihre Angaben. Der Rechner bringt keine Branchendurchschnitte, keine Erfahrungswerte und keine hinterlegten Benchmarks mit — er multipliziert und dividiert nur das, was Sie eintragen.

Der Ablauf heute

Nur für Ihre Übersicht, den Ausdruck und die Exportdatei. Dieses Feld steht in keinem Teilen-Link und verlässt Ihren Browser nicht.

Wie oft der Ablauf in der gewählten Periode vorkommt.

Bestimmt, worauf sich die Zahl der Durchläufe bezieht.

52 ist die Zahl der Kalenderwochen. Tragen Sie Ihren Wert ein, wenn Sie mit Urlaub und Feiertagen anders rechnen.

Reine Bearbeitungszeit für einen Durchlauf, ohne Wartezeiten.

Arbeiten zwei Personen gleichzeitig daran, zählt der Aufwand doppelt.

Was eine Arbeitsstunde den Betrieb wirklich kostet, nicht der Bruttostundenlohn. Ihre Buchhaltung kennt die Zahl; der Rechner schlägt keine vor.

Nach der Automatisierung

Was von Hand übrig bleibt: prüfen, freigeben, Ausnahmen klären. Eine Automatisierung, die null Restaufwand lässt, ist selten. Ein Wert über der heutigen Dauer ist erlaubt — dann weist der Rechner Mehrkosten aus.

Kosten der Umsetzung

Konzept, Aufbau, Test, Einführung — auch die eigene Arbeitszeit dafür.

Lizenzen, Hosting, Wartung, Support — alles, was jeden Monat wieder anfällt.

Prozesskosten-Rechner

Ihr Ergebnis

Sobald Durchläufe, Minuten je Durchlauf und Vollkostensatz ausgefüllt sind, steht hier Ihr Ergebnis in einem Satz.

Jahreskosten im Vergleich

Durchläufe je Jahr: — noch offen

Jahreswerte für den beschriebenen Ablauf. Jede Zahl folgt aus Ihren Eingaben; ohne vollständige Angaben steht ein Gedankenstrich. In der Spalte „Differenz“ bedeutet ein positiver Wert eine Ersparnis, ein negativer Wert Mehrkosten.
Kennzahl Heute Nach der Automatisierung Differenz (Ersparnis positiv)
Arbeitszeit (Stunden je Jahr) — — —
Arbeitskosten (Euro je Jahr) — — —
Laufende Kosten (Euro je Jahr) — — —
Summe (Euro je Jahr) — — —

Amortisation und Drei-Jahres-Saldo

Amortisation der einmaligen Kosten
—
Saldo nach drei Jahren
— Euro Dreimal die jährliche Ersparnis abzüglich der einmaligen Kosten. Ein negativer Wert heißt: nach drei Jahren ist die Umsetzung noch nicht bezahlt.

Vorsichtig gerechnet

Dieselbe Aufgabe mit zwei bewusst ungünstigeren Annahmen: Minuten je Durchlauf minus 25 Prozent, einmalige Umsetzungskosten plus 25 Prozent. Alles andere bleibt unverändert. Das ist eine feste Regel, keine Streuung und keine Simulation.

Ersparnis nach laufenden Kosten
— Euro je Jahr, mit den ungünstigeren Annahmen gerechnet.
Amortisation, vorsichtig gerechnet
—
Saldo nach drei Jahren, vorsichtig gerechnet
— Euro nach drei Jahren, mit den ungünstigeren Annahmen gerechnet.

Was die Zahl bedeutet — und was nicht

Gesparte Zeit ist nicht automatisch gespartes Geld. Die freiwerdenden Stunden sind zunächst nur Kapazität. Sie werden erst dann zu Geld, wenn diese Kapazität für etwas eingesetzt wird, das Umsatz oder Deckungsbeitrag bringt — oder wenn sie tatsächlich abgebaut wird, etwa weil eine Stelle nicht nachbesetzt oder weniger Fremdleistung eingekauft wird.

Bleibt beides aus, sinkt die Belastung im Team, aber die Kosten bleiben, wo sie sind. Deshalb steht in der Tabelle „Arbeitskosten“ und nicht „Ersparnis“: die Zeile ist der rechnerische Wert der Stunden, nicht ein Betrag, der ohne weiteres Zutun in der Kasse landet. Ehrlich vorgelegt wird die Rechnung erst mit dem Satz, was mit der frei werdenden Zeit passieren soll.

Ihre Annahmen im Klartext

Diese Liste ist die lesbare Fassung Ihrer Eingaben — sie steht so auch im Ausdruck und in der Exportdatei. Wer das Ergebnis in einer Besprechung vorlegt, legt damit gleichzeitig offen, worauf es beruht.

Ablauf
ohne Bezeichnung
Häufigkeit
—
Dauer je Durchlauf
—
Beteiligte
—
Vollkostensatz
—
Restaufwand nach der Automatisierung
—
Einmalige Umsetzungskosten
—
Laufende Kosten
—

Genau eine Zahl auf dieser Seite stammt nicht aus Ihrer Eingabe: die Vorbelegung „250 Arbeitstage“, wenn Sie als Periode den Tag wählen. Sie ist eine verbreitete Rechenkonvention und keine Angabe über Ihren Betrieb — und sie ist im Feld frei änderbar. 52 Kalenderwochen, 12 Monate und 1 Jahr folgen aus dem Kalender.

So wird gerechnet

Sieben Schritte, alle mit Grundrechenarten. Es gibt keinen versteckten Faktor, keine Gewichtung und keine Datenbank im Hintergrund. Wer will, rechnet jede Zahl mit einer Tabellenkalkulation nach — auch ohne JavaScript.

  1. Durchläufe je Jahr. Durchläufe je Periode mal Perioden je Jahr. N = Durchläufe × Perioden je Jahr
  2. Arbeitszeit heute. Jahresdurchläufe mal Minuten je Durchlauf mal beteiligte Personen, geteilt durch 60. Mh = (N × Minuten je Durchlauf × Personen) ÷ 60
  3. Arbeitskosten heute. Stunden mal Vollkostensatz. Mk = Mh × Vollkostensatz
  4. Arbeitszeit und Kosten danach. Dieselbe Rechnung mit dem Restaufwand statt der heutigen Dauer. Rh = (N × Restminuten × Personen) ÷ 60  ·  Rk = Rh × Vollkostensatz
  5. Laufende Kosten je Jahr. Monatsbetrag mal zwölf. Lj = laufende Kosten je Monat × 12
  6. Ersparnis. Erst die Arbeitskosten, dann die laufenden Kosten davon ab. ΔB = Mk − Rk  ·  ΔN = ΔB − Lj
  7. Amortisation und Drei-Jahres-Saldo. Die einmaligen Kosten geteilt durch die monatliche Ersparnis; der Saldo sind drei Jahresersparnisse minus die einmaligen Kosten. Ist ΔN kleiner oder gleich null, gibt es keine Amortisationsdauer — dann steht dort der Hinweis, dass es sich mit diesen Werten nicht rechnet. T = einmalige Kosten ÷ (ΔN ÷ 12)  ·  S3 = 3 × ΔN − einmalige Kosten

Beispiel zum Mitrechnen

Die folgenden Zahlen sind frei gewählt, damit der Rechenweg nachvollziehbar wird. Sie sind keine Erhebung und keine Aussage über irgendeinen Betrieb.

  • 10 Durchläufe je Woche, 52 Wochen, 15 Minuten, 1 Person, 60 Euro je Stunde: 520 Durchläufe im Jahr, 130,0 Stunden, 7.800 Euro.
  • Bleiben 3 Minuten Restaufwand je Durchlauf: 26,0 Stunden und 1.560 Euro. Der rechnerische Wert der freiwerdenden Zeit ist 6.240 Euro.
  • Bei 29 Euro laufenden Kosten im Monat, also 348 Euro im Jahr, bleiben 5.892 Euro Ersparnis übrig.
  • Bei 2.400 Euro einmaligen Umsetzungskosten sind die nach 4,9 Monaten wieder eingespielt; nach drei Jahren steht ein Saldo von 15.276 Euro.
  • Vorsichtig gerechnet — 11,25 statt 15 Minuten, 3.000 statt 2.400 Euro einmalig — bleiben 3.942 Euro Ersparnis, 9,1 Monate bis zur Amortisation und 8.826 Euro nach drei Jahren.

Gerechnet wird durchgehend ungerundet; gerundet wird nur für die Anzeige — Stunden und Monate auf eine Nachkommastelle, Eurobeträge auf ganze Euro. Deshalb kann eine nachgerechnete Summe um einen Euro abweichen.

Was dieser Rechner nicht kann

Ein Werkzeug, das seine Grenzen verschweigt, ist ein Verkaufsargument mit Rechenfassade. Deshalb hier vollständig:

  • Er kennt Ihren Betrieb nicht. Jede Zahl kommt aus Ihrer Eingabe. Ist die Schätzung der Dauer zu hoch, ist das Ergebnis zu hoch — genau deshalb gibt es die vorsichtige Variante.
  • Er verwandelt Zeit nicht in Geld. Freiwerdende Stunden sind Kapazität. Ob daraus ein wirtschaftlicher Nutzen wird, entscheidet, was mit dieser Kapazität geschieht — nicht die Automatisierung.
  • Er bewertet keine Qualität. Weniger Fehler, schnellere Antworten, zufriedenere Kundschaft, weniger Nachtschichten: all das ist oft der eigentliche Grund für ein Projekt und taucht in keiner dieser Zahlen auf.
  • Er kennt keine Risiken. Projekte dauern länger als geplant, Schnittstellen ändern sich, Software wird eingestellt. Die einmaligen Kosten sind eine Annahme, keine Zusage.
  • Er rechnet linear. Doppelt so viele Durchläufe ergeben doppelt so viele Kosten. In der Wirklichkeit gibt es Sprungfixkosten, Lerneffekte und Auslastungsgrenzen.
  • Er ist keine Investitionsrechnung. Zinsen, Abschreibung, Steuern und der Zeitwert des Geldes bleiben außen vor. Für eine Bank- oder Förderentscheidung braucht es mehr als diese Seite.
  • Er ist keine Beratung. Die Seite gibt eine Rechenhilfe, keine betriebswirtschaftliche, steuerliche oder rechtliche Empfehlung.

Häufige Fragen

  • Was kostet ein manueller Prozess pro Jahr?

    Das hängt an vier Zahlen: wie oft der Ablauf vorkommt, wie lange ein Durchlauf dauert, wie viele Personen daran beteiligt sind und mit welchem Vollkostensatz Sie rechnen. Der Rechner multipliziert Häufigkeit und Dauer zu Jahresminuten, rechnet sie in Stunden um und multipliziert sie mit dem Stundensatz. Es gibt keinen Branchendurchschnitt und keinen hinterlegten Erfahrungswert — jede Zahl kommt aus Ihrer Eingabe.

  • Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

    Rechnerisch dann, wenn die jährliche Ersparnis nach Abzug der laufenden Kosten größer als null ist. Die Amortisationsdauer ergibt sich aus den einmaligen Umsetzungskosten geteilt durch die monatliche Ersparnis. Bleibt unter dem Strich nichts übrig, zeigt der Rechner keine Amortisationsdauer an, sondern den Hinweis, dass es sich mit diesen Werten nicht rechnet.

  • Ist gesparte Zeit dasselbe wie gespartes Geld?

    Nein, und das ist der wichtigste Vorbehalt dieser Seite. Freiwerdende Stunden sind zunächst nur Kapazität. Zu Geld werden sie erst, wenn diese Kapazität für etwas eingesetzt wird, das Umsatz oder Deckungsbeitrag bringt, oder wenn sie tatsächlich abgebaut wird — etwa weil eine Stelle nicht nachbesetzt oder weniger Fremdleistung eingekauft wird. Der Rechner weist den Kapazitätswert deshalb getrennt aus und behauptet nicht, dass er automatisch in der Kasse landet.

  • Was ist ein Vollkostensatz und wie komme ich darauf?

    Der Vollkostensatz ist das, was eine Arbeitsstunde den Betrieb wirklich kostet — nicht der Bruttostundenlohn. Üblich ist die Rechnung aus Bruttolohn, Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und einem Zuschlag für Gemeinkosten wie Arbeitsplatz, Software und Verwaltung. Welche Zahl für Ihren Betrieb richtig ist, weiß Ihre Buchhaltung; der Rechner nimmt sie als Eingabe entgegen und schlägt keinen Wert vor.

  • Was bedeutet die vorsichtige Variante?

    Sie rechnet dieselbe Aufgabe mit zwei bewusst ungünstigeren Annahmen: die Minuten je Durchlauf werden um 25 Prozent gekürzt und die einmaligen Umsetzungskosten um 25 Prozent erhöht. Alles andere bleibt unverändert. Das ist eine feste, benannte Regel und keine Streuung oder Simulation — Sie können sie mit dem Rechenweg auf dieser Seite selbst nachvollziehen.

  • Werden meine Eingaben gespeichert oder übertragen?

    Nein. Die Berechnung läuft vollständig in Ihrem Browser. Sie löst über den normalen Abruf der Seite hinaus keine Serveranfrage aus und sendet keine Ihrer Eingaben; es gibt keinen Browserspeicher und kein Cookie des Rechners. Ohne JavaScript kann diese Seite Ihre Eingaben nicht einmal absenden: sie hat kein Formular, und kein Feld trägt einen Namen, unter dem ein Browser einen Wert übertragen könnte.

    Erzeugen Sie den Teilen-Link, landet er in der Zwischenablage und im Feld darunter; die Adresszeile bleibt dabei unverändert. Ihre Zahlen stehen darin im Adressfragment hinter dem Rautezeichen, und ein Fragment schickt der Browser nicht an den Server. Der Name des Ablaufs bleibt auch dann außen vor, weil er der einzige Freitext ist.

    Eine Ausnahme sind alte Teilen-Links, die die Zahlen noch im Adresszusatz hinter dem Fragezeichen tragen: Beim Aufruf eines solchen Links geht der Zusatz einmal mit der Seitenanfrage an den Server und kann in dessen Zugriffsprotokoll stehen. Ein Skript im Seitenkopf räumt ihn sofort ins Fragment um — bevor eine Messung oder eine Folgeseite ihn zu sehen bekommt. Neu erzeugte Links tragen die Zahlen von vornherein im Fragment.

  • Woher kommen die 250 Arbeitstage und die 52 Wochen?

    52 ist die Zahl der Kalenderwochen im Jahr, also eine Tatsache. 250 ist eine verbreitete Rechenkonvention für Arbeitstage und keine Angabe über Ihren Betrieb — sie ist die einzige Vorbelegung des Rechners mit Annahmecharakter und im Feld frei änderbar. Bei Monat und Jahr folgt die Zahl mit 12 beziehungsweise 1 aus dem Kalender.

  • Kann ich das Ergebnis ausdrucken oder exportieren?

    Ja. Der Ausdruck enthält Ihre Annahmen, die Ergebnistabelle, den Rechenweg sowie Datum und Quelladresse und passt auf ein bis zwei Seiten; über den Druckdialog lässt er sich als PDF sichern. Zusätzlich gibt es einen Export als CSV-Datei mit Semikolon als Trennzeichen und Komma als Dezimalzeichen, die in einer deutschen Tabellenkalkulation ohne Nacharbeit öffnet. Beides entsteht in Ihrem Browser.

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Erstellt mit dem Prozesskosten-Rechner von Akuma Digital, https://www.akuma-digital.de/prozesskosten-rechner

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