n8n, Zapier oder Make: Vergleich für kleine Unternehmen

n8n, Zapier und Make verbinden Anwendungen und führen wiederkehrende Schritte aus. Die passende Wahl ergibt sich aus Ihrem Ablauf, den benötigten Schnittstellen und der Verantwortung für den Betrieb. Akuma Digital entwickelt überwiegend mit n8n; dieser Schwerpunkt ersetzt keine Prüfung der Alternativen. Die Herstellerangaben haben den Stand 17.09.2026.

Kurzantwort

n8n, Zapier und Make unterscheiden sich vor allem bei Betrieb und Abrechnung. n8n läuft als Cloud-Dienst oder auf eigener Infrastruktur, und kostenpflichtige Tarife zählen ganze Workflow-Ausführungen. Zapier und Make betreiben ihre Plattform selbst und zählen einzelne Schritte: Zapier jede erfolgreiche Aktion als Task, Make jeden Modullauf als Operation, die Credits verbraucht. Welche Plattform passt, zeigt ein Test mit Ihrem eigenen Ablauf.

Mit einem konkreten Ablauf vergleichen

Nehmen Sie einen repräsentativen Prozess, etwa eine Website-Anfrage mit Übergabe an ein CRM. Prüfen Sie Normalfälle und Ausnahmen: Pflichtfelder, Anhänge, doppelte Ereignisse, nicht erreichbare Dienste und notwendige Freigaben. Eine Integration im App-Katalog bedeutet noch nicht, dass jeder benötigte Schritt verfügbar ist. Stellen Sie allen Kandidaten dieselben Prüffragen:

• Schnittstellen: Sind die benötigten Trigger, Aktionen und Datenfelder vorhanden?
• Logik: Lassen sich Regeln und Freigaben verständlich abbilden?
• Fehler: Wie werden Wiederholungen, Ausfälle und doppelte Ereignisse behandelt?
• Betrieb: Wer pflegt Zugänge, beobachtet Fehler und stellt den Ablauf wieder her?
• Daten: Welche Anbieter erhalten welche Angaben und unter welchen Bedingungen?
• Verbrauch: Wie viele Ausführungen, Tasks oder Credits verursacht Ihr Testfall?

Die drei Plattformen im Überblick

n8n bietet einen visuellen Workflow-Editor, Code-Schritte und Self-Hosting. Die Community Edition steht unter der Sustainable Use License und ist source-available; sie ist nicht Open Source im Sinne der OSI. Daneben gibt es verwaltete und kostenpflichtige Angebote.

Zapier verbindet Anwendungen über Trigger und Aktionen in einem verwalteten Dienst. Make bildet Abläufe in einem visuellen Szenario-Editor mit Modulen und Verzweigungen ab. Bei beiden gehören Tarif, benötigte Funktionen und der konkrete Datenfluss in die Auswahl.

n8n oder Zapier: die wichtigsten Unterschiede

• Betrieb: n8n läuft als n8n Cloud oder selbst gehostet; beim Self-Hosting stellen Sie laut n8n-Dokumentation die Infrastruktur bereit und verantworten die Wartung. Zapier stellt die Infrastruktur laut Zapier-Hilfe selbst bei AWS bereit.
• Abrechnung: n8n zählt je Workflow-Lauf eine Ausführung, Zapier jede erfolgreiche Aktion als Task (siehe Abschnitt zur Abrechnung).
• Code-Schritte: Beide erlauben JavaScript und Python, n8n im Code-Node und Zapier mit Code by Zapier. n8n Cloud schränkt externe Bibliotheken ein, Zapier die Laufzeit je Tarif.
• Fehlerbehandlung: n8n kann einen eigenen Fehler-Workflow starten; Nodes lassen sich per Einstellung auf Wiederholen oder einen Fehlerausgang umstellen. Zapier bietet Fehlerpfade je Schritt und das erneute Abspielen fehlgeschlagener Läufe; Fehlerpfade und automatisches Wiederholen fehlen im kostenlosen Tarif.
• Versionierung: n8n bietet einen Workflow-Verlauf zum Wiederherstellen, dessen Umfang vom Tarif abhängt. Git-basierte Umgebungen gibt es nur in bestimmten kostenpflichtigen Tarifen. Bei Zapier fehlt das Zurückrollen auf frühere Versionen im kostenlosen Tarif.
• Datenstandort: Für n8n Cloud nennt die n8n-Preisseite Server in Frankfurt, selbst gehostet bestimmen Sie den Ort. Zapier nutzt laut Zapier-Hilfe die AWS-Region us-east-1 in den USA.

Worauf es bei Fehlerwegen und kontrollierten Änderungen ankommt, zeigen die Anleitung zur Fehlerbehandlung und der Abschnitt Workflows versionieren im Selbsthosting-Leitfaden.

n8n oder Make: die wichtigsten Unterschiede

Make bildet Abläufe als Szenarien aus Modulen ab. Die wesentlichen Unterschiede:

• Betrieb und Standort: Make betreibt die Plattform selbst. Beim Anlegen einer Organisation wählen Sie laut Make-Hilfe ein Rechenzentrum in der EU oder den USA; später lässt sich das nicht ändern. n8n bietet zusätzlich den eigenen Betrieb.
• Abrechnung: Make rechnet mit Credits auf Basis von Operationen, also Modulläufen je Datenpaket. n8n zählt den ganzen Lauf einmal.
• Abfragen ohne neue Daten: Laut Make-Hilfe ist jede Prüfung auf neue Daten eine Operation. Bei n8n zählen Abfragen ohne neue Daten laut Dokumentation nicht als Ausführung.
• Code-Schritte: Die App Make Code führt JavaScript und Python aus und verbraucht zwei Credits je Sekunde Laufzeit. Ein Code-Node erhöht in n8n die Zahl der Ausführungen laut Preisseite nicht.
• Fehlerbehandlung: Make hängt Fehlerbehandler wie Skip, Retry oder Resume an einzelne Module. Unvollständige Ausführungen, die fehlgeschlagene Läufe zum späteren Abschluss speichern, sind standardmäßig ausgeschaltet.
• Versionierung: Gespeicherte Szenario-Versionen lassen sich laut Make-Hilfe bis zu 60 Tage wiederherstellen; die wiederhergestellte Fassung speichern Sie danach selbst.

Vergleichstabelle: n8n, Zapier und Make

Abrechnung verstehen: Ausführung, Task und Credit

Die drei Einheiten im Einzelnen:

• n8n, Ausführung: laut Preisseite ein kompletter Workflow-Lauf, gleich wie viele Schritte er hat. Gezählt werden laut Dokumentation nur Produktionsläufe, die ein Trigger, ein Zeitplan oder eine Abfrage startet; jede Anfrage, die einen Webhook-Trigger auslöst, zählt einmal. Testläufe im Editor, Sub-Workflows, Fehler-Workflows und Abfragen ohne neue Daten zählen nicht.
• Zapier, Task: jede erfolgreich ausgeführte Aktion laut Zapier-Hilfe. Nicht zählen Trigger, Abfragen, Filter, Pfade, fehlgeschlagene oder übersprungene Schritte und Werkzeuge wie Formatter. Mit zählen erfolgreiche Schritte in Fehlerpfaden und zuvor erfolgreiche Schritte beim erneuten Abspielen eines ganzen Laufs.
• Make, Credit: Bei Apps ohne KI verbraucht eine Operation laut Make-Hilfe einen Credit, beim KI-Anbieter von Make zählen zusätzlich Tokens. Eine Operation ist ein Modullauf je Datenpaket; das auslösende Modul läuft je Durchlauf einmal. Router verbrauchen laut Make-Hilfe keine Credits.

Vergleichen Sie deshalb den Verbrauch desselben Testprozesses. Beziehen Sie KI-Aufrufe, weitere API-Gebühren und laufende Betreuung ein. Bei n8n Self-Hosting kommen Infrastruktur, Wartung, Sicherungen und gegebenenfalls Lizenzkosten hinzu. Die Community Edition verursacht kein n8n-Ausführungskontingent, aber weiterhin Betriebs- und Schnittstellenkosten. Was das in Euro heißt, rechnet der Beitrag n8n Kosten für einen kleinen Betrieb durch.

Klären Sie auch, was bei ausgeschöpftem Kontingent passiert. Laut den Preisseiten laufen Workflows bei n8n mit möglichen Zusatzkosten weiter, bei Zapier entscheidet eine Kontoeinstellung, und Szenarien bei Make laufen erst mit neuen Credits weiter.

Frei erfundenes Rechenbeispiel: 200 Anfragen im Monat

Ein Betrieb erhält 200 Formularanfragen im Monat. Ein Webhook startet den Ablauf, eine einfache Bedingung ohne Code und KI prüft die Pflichtangaben. 180 vollständige Anfragen landen im CRM, danach folgt eine Benachrichtigung; zu 20 unvollständigen wird nur ein Rückfragehinweis verschickt. Einen ausgebauten Ablauf dieser Art beschreibt der Beitrag zur Lead-Automatisierung mit n8n.

• n8n: 200 Ausführungen, eine je Anfrage, gleich welchen Zweig der Ablauf nimmt.
• Zapier: 380 Tasks. Trigger und Pfad-Schritt zählen nicht; vollständige Anfragen verbrauchen je zwei Tasks (360), unvollständige je einen (20).
• Make: 580 Credits aus 200 Läufen des auslösenden Moduls, 360 Modulläufen für CRM und Benachrichtigung sowie 20 für den Hinweis; der Router verbraucht keine Credits.

Die drei Zahlen lassen sich nicht direkt vergleichen, weil die Einheiten unterschiedlich bepreist und kontingentiert sind. Sie ändern sich, wenn der Auslöser Daten abfragt oder die Prüfung als Code- oder KI-Schritt läuft: Ein Code-Schritt verbraucht bei Zapier bei Standardlaufzeit 200 zusätzliche Tasks, die App Make Code zwei Credits je Sekunde Laufzeit. Was Wiederholungen unvollständiger Ausführungen in Make verbrauchen, beschreiben die geprüften Seiten nicht; messen Sie das im Testszenario.

Wann n8n gut passen kann

n8n ist interessant, wenn eine eigene Instanz, anpassbare Logik oder individuelle API-Schritte zum Bedarf gehören. Grundbegriffe wie Trigger, Nodes und Editionen erklärt der Glossareintrag n8n. Beim Self-Hosting tragen Sie oder ein beauftragter Dienstleister Verantwortung für Updates, Zugriffe, Backups und Wiederherstellung. Lesen Sie dazu den Leitfaden zum n8n-Betrieb.

Arbeiten mehrere Personen an denselben Workflows, prüfen Sie die Edition: Laut Editionsvergleich fehlen der Community Edition unter anderem Projekte, Umgebungen, Versionskontrolle mit Git und das Teilen von Workflows und Zugangsdaten.

Die Lizenz und Unterschiede zwischen Community- und kostenpflichtigen Funktionen müssen zur beabsichtigten Nutzung passen. Maßgeblich sind die n8n-Lizenzbedingungen; sie erlauben die Nutzung für eigene interne Geschäftszwecke sowie für nicht kommerzielle oder private Zwecke.

Wann Zapier gut passen kann

Zapier kommt infrage, wenn die benötigten Anwendungen und Aktionen vorhanden sind und Sie einen verwalteten Dienst bevorzugen. Testen Sie die konkrete Übergabe einschließlich Filtern, Verzweigungen und Fehlerbehandlung. Ein einfacher Einstieg bedeutet nicht, dass ein umfangreicher Prozess ohne Pflege auskommt.

Prüfen Sie den Tarif: Laut Preisseite erlaubt der kostenlose Tarif nur Zaps aus einem Trigger und einer Aktion, ohne angepasste Fehlerbehandlung und ohne Versionen. Gibt es Vorgaben zum Verarbeitungsort, gehört der dokumentierte Standort us-east-1 in die Prüfung.

Wann Make gut passen kann

Make kann passen, wenn sich Ihr Ablauf im visuellen Szenario-Editor verständlich darstellen lässt. Prüfen Sie, wie Datenmengen, Wiederholungen und Verzweigungen den Credit-Verbrauch beeinflussen. Ebenso wichtig sind verfügbare Module und ein nachvollziehbarer Wiederanlauf im Fehlerfall.

Filter stoppen den Ablauf vor weiteren Modulen, ein Aggregator fasst Datensätze zusammen; beides beeinflusst den Verbrauch. Ein Rechenzentrum in der EU legen Sie beim Anlegen der Organisation fest. Schalten Sie für wichtige Szenarien unvollständige Ausführungen ein und testen Sie den Wiederanlauf.

Eine nachvollziehbare Auswahl treffen

1. Einen Prozess mit Anfang, Ende und Sonderfällen beschreiben.
2. Benötigte Schnittstellen und Funktionen im aktuellen Angebot prüfen.
3. Denselben Testfall in den geeigneten Kandidaten durchspielen.
4. Einrichtung, Nutzung, Betrieb und Wechselmöglichkeiten vergleichen.
5. Zuständigkeiten und Abnahmekriterien vor dem Start festhalten.

Self-Hosting verändert die Kontrolle über die Workflow-Instanz. Es garantiert weder Datenschutzkonformität noch, dass Daten angebundener CRM-, E-Mail- oder KI-Dienste auf eigenen Servern bleiben.

Typische Fehler beim Vergleich

• Ausführungen, Tasks und Credits wie gleichwertige Einheiten behandeln.
• Abfrageintervalle, Datenpakete und Wiederholungen übersehen.
• Nur den Normalfall testen, nicht fehlende Angaben oder Ausfälle.
• Den Standort der Plattform mit einer Datenschutzbewertung gleichsetzen.

Der passende Ablauf entscheidet

Eine gute Plattform passt zu Ihren Schnittstellen, lässt sich von den Verantwortlichen pflegen und behandelt Fehler nachvollziehbar. Der Einstieg in n8n-Workflows zeigt die grundlegenden Bausteine. Welche Abläufe sich eignen und wer den laufenden Betrieb verantwortet, beschreibt die Seite Automatisierung mit n8n. Wenn Sie Ihren Prozess gemeinsam eingrenzen möchten, können Sie unten Ihr Projekt anfragen.

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich n8n und Zapier?

n8n läuft als Cloud-Dienst oder selbst gehostet und zählt in kostenpflichtigen Tarifen ganze Workflow-Ausführungen. Zapier betreibt die Plattform selbst und zählt jede erfolgreich ausgeführte Aktion als Task; Trigger, Filter und Pfade zählen dort nicht.

Worin unterscheiden sich n8n und Make?

Make betreibt die Plattform selbst, mit Rechenzentrum in der EU oder den USA, und rechnet mit Credits für Modulläufe je Datenpaket. n8n zählt dagegen jeden kompletten Workflow-Lauf als eine Ausführung.

Zählen Testläufe in n8n als Ausführung?

Nein. Laut n8n-Dokumentation (Stand 17.09.2026) zählen nur Produktionsausführungen gegen das Kontingent kostenpflichtiger Tarife, nicht aber manuelle Testläufe im Editor, Sub-Workflows, Fehler-Workflows oder Abfragen ohne neue Daten.

Welche der drei Plattformen ist für kleine Unternehmen günstiger?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Entscheidend sind Läufe, Schritte und Datenpakete Ihres Ablaufs, der nötige Tarif und wer den Betrieb übernimmt. Die selbst gehostete Community Edition von n8n hat kein Ausführungskontingent, verursacht aber Kosten für Infrastruktur und Wartung.