Hausverwaltung digitalisieren

Weniger Zettel, weniger Rückfragen. Schritt für Schritt statt Großprojekt.

Wir digitalisieren kleine Hausverwaltungen in einzelnen Bausteinen: eine Schadensmeldung, die mit Objekt und Foto ankommt, Freigaben, die festgehalten werden, und auf Wunsch ein geschützter Bereich für Unterlagen. Beginnt es mit einem neuen Onepager, startet der Preis bei 1.000 € netto; jede Funktion darüber hinaus bekommt ein eigenes Angebot.

Vom Anruf zum Vorgang, der nicht verloren geht.

In einer kleinen Verwaltung kommt vieles gleichzeitig an: ein tropfender Wasserhahn am Telefon, ein Foto per Messenger, eine Frage zur Abrechnung per E-Mail. Jede Meldung braucht ein Objekt, eine Beschreibung und eine zuständige Person, und oft fehlt genau eines davon. Digitalisieren heißt hier nicht, alles auf einmal umzustellen. Es heißt, den häufigsten Weg zuerst zu ordnen und dann zu sehen, was als Nächstes Zeit spart.

Bausteine für eine digitale Hausverwaltung.

Schadensmeldung mit Objekt und Foto
Mietparteien melden über ein Formular auf Ihrer Website: Objekt, Wohnung, Beschreibung und auf Wunsch ein Foto. Pflichtangaben verhindern, dass die erste Rückfrage schon beim Eingang nötig ist.
Zuständigkeit und Dringlichkeit
Meldungen gehen nach vereinbarten Regeln an die zuständige Person. Unklare Fälle landen bei einer Person zur Prüfung, statt nach einer geratenen Regel weiterzulaufen.
Freigabe vor der Beauftragung
Die Prüfung einer Meldung und die kostenpflichtige Beauftragung eines Handwerkers bleiben getrennte Schritte. Wer freigegeben hat, steht beim Vorgang.
Stand mitteilen
Die meldende Person erfährt, dass die Meldung angekommen ist und wann sich etwas tut, per E-Mail oder in einem geschützten Bereich.
Unterlagen geschützt bereitstellen
Abrechnungen, Protokolle oder Hausordnungen können Eigentümer und Mieter in einem Bereich mit Anmeldung abrufen. Wer was sehen darf, legen wir je Objekt und Person fest.
Eine Website, die Fragen vorher beantwortet
Leistungen, Verwaltungsgebiet, Ansprechpartner und der Weg zur Meldung stehen auf einer eigenen Website. Genau so ein Auftritt ist für Hausverwaltung Mario Herrmann entstanden.

Wo anfangen

Welche Aufgabe, welcher Baustein?

Typische Aufgaben einer kleinen Hausverwaltung und der passende digitale Baustein
Aufgabe Heute oft Digitaler Baustein Aufwand
Schaden melden Anruf oder Messenger, Angaben fehlen Formular mit Objekt, Beschreibung und Foto klein, oft der erste Schritt
Meldung weitergeben Notiz, Weiterleitung per E-Mail Zuordnung nach Regeln, Freigabe festgehalten mittel, je nach Software
Stand erfragen Rückruf Eingangsbestätigung und Meldung bei Änderung klein bis mittel
Unterlagen anfordern E-Mail mit Anhang geschützter Bereich mit Anmeldung größer, eigenes Angebot
Verwaltung finden Empfehlung, Telefonbuch Website mit Leistungen und Kontaktweg Onepager ab 1.000 € netto

Welche Bausteine sich an Ihre Verwaltungssoftware anbinden lassen, hängt von deren Schnittstellen, Tarif und Rechten ab. Das prüfen wir vor dem Angebot.

Ein möglicher Ablauf

Eine Mietpartei meldet einen Schaden.

  1. Meldung erfassen

    Objekt, Wohnung, Beschreibung und ein Foto kommen über das Formular an. Die Mietpartei bekommt sofort eine Eingangsbestätigung.

  2. Zuordnen

    Die Meldung geht an die zuständige Person. Fehlt eine Angabe oder ist der Fall unklar, bleibt sie zur persönlichen Prüfung liegen.

  3. Prüfen und freigeben

    Die zuständige Person prüft Dringlichkeit und nächsten Schritt. Eine Weiterleitung erteilt noch keinen Auftrag; die Beauftragung ist ein eigener, festgehaltener Schritt.

  4. Stand mitteilen

    Freigegebene Maßnahmen und spätere Rückmeldungen werden beim Vorgang festgehalten und der Mietpartei mitgeteilt.

Nicht jede Meldung gehört in denselben Zugang.

Für Notfälle wie einen Wasserrohrbruch braucht Ihre Verwaltung einen ausdrücklich angegebenen Kontaktweg, kein Formular. Vertrauliche Unterlagen verlangen eine passende Zugriffskontrolle: Ein Mieter sieht nur, was seine Wohnung betrifft. Welche Daten an Handwerker oder andere Dienstleister weitergegeben werden dürfen, klären wir für den konkreten Vorgang. Speicherorte und die beteiligten Dienste werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.

Vor dem ersten Schritt

Fragen von Hausverwaltungen.

Brauchen alle Mietparteien einen Login?

Nein. Eine Schadensmeldung funktioniert ohne Konto. Eine Anmeldung braucht es erst für persönliche Unterlagen oder die Einsicht in bestehende Vorgänge; das richten wir am tatsächlichen Bedarf aus.

Werden Handwerker automatisch beauftragt?

Nein. Eine Meldung wird zur Prüfung zugeordnet. Die kostenpflichtige Beauftragung bleibt ein gesonderter, ausdrücklich freizugebender Schritt, und die Zuständigkeiten werden vorab festgelegt.

Lässt sich das an unsere Verwaltungssoftware anbinden?

Das hängt davon ab, ob Ihre Software eine Schnittstelle bietet und was Ihr Tarif dort erlaubt. Wir prüfen das vor dem Angebot. Fehlt eine Schnittstelle, kann eine Meldung trotzdem geordnet per E-Mail ankommen.

Haben Sie schon für Hausverwaltungen gearbeitet?

Ja, für Hausverwaltung Mario Herrmann haben wir die erste eigene Website gebaut, mit Leistungen und direktem Kontaktweg. Meldungs- und Portalfunktionen sind dort nicht umgesetzt; auf dieser Seite beschreiben wir sie als mögliche nächste Bausteine.

Was kostet es, eine Hausverwaltung zu digitalisieren?

Das hängt vom Baustein ab. Ein neuer Onepager beginnt bei 1.000 € netto, ohne zusätzliche individuelle Funktionen. Schadensmeldung, Zuordnung oder ein geschützter Bereich bekommen ein eigenes Angebot nach Umfang. Laufende Kosten weisen wir getrennt aus.

Lässt sich ein Meldeformular in unsere bestehende Website einbauen?

Oft ja. Wir prüfen Ihre vorhandene Website und ob sich ein Meldeformular dort einbinden lässt. Ist ein neuer Auftritt sinnvoll oder gewünscht, planen wir ihn zusammen mit den Funktionen.

Felix am Laptop
Ihr fester Ansprechpartner Felix

Welche Meldungen möchten Sie zuerst ordnen?

Schreiben Sie mir von Ihrem Vorhaben.

Falls das Formular nicht angezeigt wird, erreichen Sie Felix auch direkt.

E-Mail schreiben

Telefon: 0174 9152726

Per WhatsApp schreiben

„Die Erstellung der Homepage erfolgte genauso wie wir uns das vorgestellt haben. Dadurch haben wir unsere Kundenreichweite verbessert.“

Mario Herrmann · Inhaber, Hausverwaltung Mario Herrmann