E-Mail-Signatur-Generator
Eine Signatur, die rechtlich passt. Fertig in fünf Minuten.
Kurz gesagt: Wählen Sie Ihre Rechtsform, und der Generator zeigt, welche Angaben in geschäftliche E-Mails gehören. Sie wählen eine von vier Vorlagen und fügen die Signatur in Outlook, Apple Mail oder Gmail ein. Ihre Angaben bleiben in Ihrem Browser.
- Kostenlos und ohne Anmeldung
- Pflichtangaben je Rechtsform
- Für Outlook, Apple Mail und Gmail
So fügen Sie die Signatur ein
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie in Outlook „Datei“, dann „Optionen“, „E-Mail“ und „Signaturen“.
- Legen Sie mit „Neu“ eine Signatur an und fügen Sie sie mit Strg + V in das Textfeld ein.
- Wählen Sie rechts, für welche Konten und Nachrichten die Signatur gilt, und speichern Sie.
Achtung: Outlook klassisch bettet Bilder beim Speichern in die Signatur ein. Das Logo reist dann als Anhang mit.
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie in Outlook im Web oder im neuen Outlook das Zahnrad für die Einstellungen.
- Wählen Sie „Konten“ und „Signaturen“, legen Sie eine neue Signatur an und fügen Sie sie ein.
- Stellen Sie die Signatur als Standard für neue Nachrichten und Antworten ein und speichern Sie.
Achtung: Die Signatur gilt je Gerät oder Konto. Richten Sie sie auf jedem Gerät ein, auf dem Sie schreiben.
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie in Outlook „Einstellungen“ und dann „Signaturen“.
- Legen Sie mit dem Plus eine neue Signatur an und fügen Sie sie mit cmd + V ein.
- Wählen Sie unter „Standardsignatur“ das Konto und die Signatur aus.
Achtung: Fügen Sie die Signatur direkt ein. Ein Umweg über ein Textprogramm entfernt die Formatierung.
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie in Mail „Einstellungen“ und dann „Signaturen“.
- Wählen Sie links das Konto, legen Sie mit dem Plus eine Signatur an und fügen Sie sie mit cmd + V ein.
- Wählen Sie unten die Signatur für neue Nachrichten aus.
Achtung: Wählen Sie „Immer meine Standardschrift verwenden“ ab, sonst ersetzt Mail Schrift und Farben der Signatur.
- Öffnen Sie diese Seite auf dem iPhone und tippen Sie auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie „Einstellungen“, dann „Apps“, „Mail“ und „Signatur“.
- Löschen Sie die alte Signatur und fügen Sie die neue ein.
- Schreiben Sie eine Probe an sich selbst und prüfen Sie die Darstellung.
Achtung: Beim Einfügen geht die Formatierung auf dem iPhone teilweise verloren. Bilder zeigt die Signatur dort oft nicht an.
- Klicken Sie oben auf „Signatur kopieren“.
- Öffnen Sie in Gmail das Zahnrad und „Alle Einstellungen aufrufen“.
- Legen Sie im Tab „Allgemein“ unter „Signatur“ eine neue Signatur an und fügen Sie sie ein.
- Wählen Sie die Signatur für neue E-Mails und Antworten und klicken Sie unten auf „Änderungen speichern“.
Achtung: Gmail nimmt höchstens 10.000 Zeichen an. Der Zähler oben zeigt, wie viel Ihre Signatur braucht.
- Klicken Sie oben auf „HTML herunterladen“ und speichern Sie die Datei.
- Öffnen Sie in Thunderbird die „Konten-Einstellungen“ Ihres Kontos.
- Setzen Sie den Haken bei „Stattdessen eine Datei als Signatur anhängen“ und wählen Sie die Datei aus.
- Speichern Sie und schreiben Sie eine Probe an sich selbst.
Achtung: Verschieben Sie die heruntergeladene Datei danach nicht mehr, sonst findet Thunderbird sie nicht.
Signatur und Anleitung per E-Mail bekommen.
Freiwillig. Ihr Ergebnis oben bleibt, auch wenn Sie hier nichts eintragen.
Wir senden Ihnen Signatur und Anleitung einmalig an diese E-Mail-Adresse. Weitere E-Mails erhalten Sie nur, wenn Sie das unten ausdrücklich wählen und bestätigen. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.
So funktioniert es
Drei Schritte. Alles im Browser.
Die Signatur ist eine Tabelle mit Standardschriften und Text statt Bildern. So bleibt sie in den gängigen Mailprogrammen lesbar, auch im dunklen Modus.
-
Rechtsform wählen
Der Generator blendet genau die Pflichtangaben ein, die für Ihre Rechtsform gelten, und warnt, wenn etwas fehlt.
-
Vorlage wählen
Vier Vorlagen: schlicht, mit Logo links, mit Trennlinie oder kompakt. Die Vorschau zeigt sofort, wie es aussieht.
-
Kopieren und einfügen
Mit einem Klick in die Zwischenablage oder als Datei. Die Anleitung daneben führt Sie durch Ihr Mailprogramm.
E-Mail-Signatur: Pflichtangaben
Was in die Signatur gehört. Je Rechtsform.
Geschäftliche E-Mails gelten als Geschäftsbriefe. Für Kaufleute und Gesellschaften nennen das Handelsgesetzbuch und das GmbH-Gesetz, welche Angaben darin stehen. Die Übersicht zeigt, was der Generator je Rechtsform abfragt.
| Rechtsform | Angaben, die der Generator verlangt | Grundlage |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen oder Kleingewerbe | Vor- und Nachname, Anschrift | – |
| Freiberufler | Vor- und Nachname, Anschrift | – |
| Eingetragener Kaufmann (e.K.) | Firma, Ort der Niederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer | § 37a HGB |
| GbR | nicht abschließend geklärt | – |
| Eingetragene GbR (eGbR) | Firma | § 707a BGB |
| GmbH | Firma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführung | § 35a GmbHG |
| UG (haftungsbeschränkt) | Firma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Geschäftsführung | § 35a GmbHG |
| GmbH & Co. KG | Firma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, Firma der Komplementär-GmbH, Sitz der Komplementär-GmbH, Registergericht der Komplementär-GmbH, Registernummer der Komplementär-GmbH, Geschäftsführung der Komplementär-GmbH | § 125 HGB, § 35a GmbHG |
| OHG oder KG | Firma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer | § 125 HGB |
Kostenlose Werkzeuge
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Alle Werkzeuge sind kostenlos und ohne Konto nutzbar. Die Übersicht finden Sie unter Kostenlose Werkzeuge.
Häufige Fragen
Was Sie vorher wissen möchten.
Welche Angaben gehören in eine geschäftliche E-Mail-Signatur?
Das hängt von der Rechtsform ab. Eine GmbH nennt zum Beispiel Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer, ein eingetragener Kaufmann Firma, Ort der Niederlassung, Registergericht und Nummer. Der Generator blendet nach Ihrer Wahl genau diese Felder ein und nennt die Grundlage.
Werden meine Angaben gespeichert?
Nein. Die Signatur entsteht in Ihrem Browser, Ihre Angaben verlassen den Rechner nicht. Ausnahmen sind nur ein Logo, das Sie selbst hochladen, und der Versand per E-Mail, wenn Sie ihn anfordern. Beim Versand speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Angaben im Formular dazu und die gewählte Rechtsform, nicht den Inhalt der Signatur.
Warum sieht meine Signatur in Outlook anders aus als im Browser?
Mailprogramme stellen HTML sehr unterschiedlich dar. Der Generator baut die Signatur deshalb nur aus Tabellen, Standardschriften wie Arial und Bildern mit fester Adresse. Schicken Sie sich nach dem Einrichten eine Probe an die eigene Adresse und prüfen Sie die Darstellung.
Wie lang darf eine E-Mail-Signatur sein?
Gmail nimmt höchstens 10.000 Zeichen an. Der Zähler unter der Vorschau zeigt, wie viele Zeichen Ihre Signatur braucht, und warnt ab 9.000 Zeichen.
Wie binde ich ein Logo ein?
Tragen Sie die Adresse einer PNG- oder JPG-Datei ein, die bereits im Internet liegt, zum Beispiel auf Ihrer Website. Alternativ laden Sie das Logo hier hoch; wir stellen es dann zwölf Monate unter einer festen Adresse bereit. Das Bild sollte doppelt so groß sein, wie es angezeigt wird, damit es scharf bleibt.
Ersetzt der Generator eine Rechtsberatung?
Nein. Er zeigt die Angaben, die das Handelsgesetzbuch und das GmbH-Gesetz für Geschäftsbriefe nennen, und verlinkt die Paragrafen. Ob in Ihrem Fall weitere Angaben nötig sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder einer Anwaltskanzlei.