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Digitalisierung · Jena

Ersetzen, verbinden oder weglassen – die Frage vor jedem neuen Programm.

Betriebe in Jena, die uns anfragen, haben selten zu wenig Software. Sie haben mehrere Fachprogramme, die jedes für sich funktionieren und zwischen denen Daten von Hand wandern. Die erste Arbeit ist dann keine Anschaffung, sondern eine Sortierung.

Projekt anfragen 30 Minuten Erstgespräch

Drei mögliche Antworten, nicht eine.

Für jedes Programm und jede Tabelle in Ihrem Betrieb gibt es drei Antworten. „Ersetzen" ist die teuerste und wird trotzdem am häufigsten zuerst genannt.

Ersetzen, verbinden oder weglassen – je nach Ausgangslage im Betrieb
Was Sie vorfinden Ersetzen Verbinden Weglassen
Ein Fachprogramm, das nur eine Person bedient Nur wenn es keine nutzbare Schnittstelle hat und der Hersteller keine anbietet. Meist der richtige Weg: Daten herausholen und an die nächste Station übergeben. Nein. Das Fachwissen darin ist echt, auch wenn die Oberfläche alt aussieht.
Eine Tabelle, die heimlich zur Datenbank geworden ist Wenn mehrere gleichzeitig hineinschreiben und die Stände auseinanderlaufen. Wenn sie nur ein Zwischenstand ist und die Daten anderswo geführt werden. Wenn dieselben Angaben bereits in einem Programm stehen und niemand die Tabelle öffnet.
Zwei Programme mit denselben Kundendaten Nur wenn eines ohnehin abgelöst werden soll. Ja – aber mit einem führenden System, sonst gewinnt bei jedem Abgleich der jüngere Fehler. Nein. Eines muss die Führung übernehmen, beide behalten geht nicht.
Ein Abo, das seit Jahren läuft Wenn es eine Aufgabe erfüllt, die ein vorhandenes System schon mitbringt. Selten sinnvoll. Erst prüfen, ob die Aufgabe überhaupt bleiben muss. Wenn beim Nachsehen auffällt, dass niemand es mehr öffnet.
Ein Schritt, der nur aus Weiterleiten besteht Nein. Ja. Das ist der klassische Fall für eine automatische Übergabe. Erst prüfen, ob der Schritt überhaupt jemandem nützt.

Ein Datensatz, ein führendes System.

Die meiste vermeidbare Arbeit entsteht dort, wo zwei Programme dieselbe Angabe führen und keines Vorrang hat.

Für jede Art von Daten – Kunden, Aufträge, Termine, Rechnungen – legen wir fest, welches System sie führt. Alle anderen bekommen eine Kopie und dürfen sie nicht eigenständig ändern.

Das klingt nach einer Formalie und entscheidet später jeden Konflikt: Wenn zwei Stände auseinanderlaufen, ist ohne diese Festlegung nicht entscheidbar, welcher stimmt. Mit ihr ist es eine Regel statt einer Diskussion.

Die Festlegung ist außerdem die Voraussetzung dafür, dass eine Automatisierung überhaupt gebaut werden kann. Ein Abgleich ohne führendes System überschreibt zuverlässig irgendwann das Falsche.

Was vor dem Angebot geprüft wird.

Ob zwei Programme miteinander reden können, entscheidet sich nicht am Wunsch, sondern an vier Punkten. Wir prüfen sie, bevor wir ein Angebot schreiben.

  1. Gibt es eine Schnittstelle?

    Viele Programme haben eine, dokumentieren sie aber nicht auffällig. Manche bieten sie nur in einem höheren Tarif an. Beides klären wir am Programm selbst, nicht an der Werbeseite.

  2. Reicht sie für Ihren Fall?

    Eine Schnittstelle, die Kunden liefert, aber keine Aufträge, hilft bei einem Auftragsablauf nicht. Wir prüfen gegen den konkreten Ablauf, nicht gegen eine Funktionsliste.

  3. Wer darf was?

    Zugriffsrechte, Zugangsdaten und deren Verwaltung gehören geklärt, bevor etwas gebaut wird. Ein Zugang, der an einer Person hängt, ist eine Störung mit Terminverzug.

  4. Was passiert im Fehlerfall?

    Wenn die Übergabe scheitert: Wer erfährt davon, was passiert mit dem Vorgang, und wie wird er nachgeholt? Ohne Antwort darauf geht nichts in Betrieb.

Wie wir von Gera aus mit Ihnen arbeiten.

Akuma Digital sitzt in Gera. Für Betriebe in Jena heißt das konkret:

Abstimmung
Erstgespräch und laufende Abstimmung per Video oder Telefon. Das ist für beide Seiten der geringere Aufwand und für diese Art Arbeit ausreichend.
Vor-Ort-Termin
Möglich, wenn er etwas bringt – etwa beim Mitlaufen an den Arbeitsplätzen. Wir stimmen ihn ab. Eine Anfahrtszeit oder eine feste Regelmäßigkeit sagen wir hier nicht zu.
Erreichbarkeit
Ein Ansprechpartner, montags bis freitags. Bei Störungen an einem laufenden Ablauf ist der Weg vorher vereinbart und nicht improvisiert.

Weiterlesen für Betriebe in Jena.

Anbieter aus Gera. Akuma Digital hat seinen Unternehmenssitz in Gera und keine Niederlassung in Jena. Die Abstimmung läuft per Video und Telefon; ein Termin vor Ort ist nach Absprache möglich. Eine Anfahrtszeit und feste Besuchstermine sagen wir nicht zu.

Was im Erstgespräch passiert.

30 Minuten per Video oder Telefon. Wir sortieren Ihre Programme, bevor wir über neue reden.

  • Sie zählen auf, welche Programme und Tabellen bei Ihnen im Einsatz sind – auch die, die eigentlich niemand mehr nutzt.
  • Wir markieren gemeinsam, was ersetzt, was verbunden und was weggelassen gehört.
  • Sie erfahren, an welcher Stelle eine fehlende Schnittstelle Ihr Vorhaben stoppen könnte, bevor Sie Geld dafür ausgeben.
  • Auch ohne Auftrag haben Sie danach eine Liste, mit der Sie beim nächsten Softwareanbieter die richtigen Fragen stellen.
Erstgespräch vereinbaren Vorhaben beschreiben

Häufige Fragen

Hat Akuma Digital ein Büro in Jena?

Nein. Unser Unternehmenssitz ist in Gera, Dr.-Friedrich-Wolf-Str. 7, 07545 Gera. Wir arbeiten für Unternehmen in Jena, geben aber keine Niederlassung und keine Adresse in Jena an. Abstimmung läuft per Video und Telefon, ein Vor-Ort-Termin ist nach Absprache möglich.

Können Sie unser vorhandenes Fachprogramm anbinden?

Das lässt sich erst nach einem Blick auf das Programm sagen. Entscheidend ist, ob es eine nutzbare Schnittstelle gibt, ob sie die benötigten Daten liefert und ob sie in Ihrem Tarif enthalten ist. Wir prüfen das vor dem Angebot und sagen ab, wenn es technisch nicht trägt – das ist billiger als ein Projekt, das an dieser Stelle scheitert.

Was, wenn wir uns nicht auf ein führendes System einigen können?

Dann ist das die erste Aufgabe, und sie ist keine technische. Wir stellen die Frage je Datenart getrennt: Kunden können in einem System geführt werden, Aufträge in einem anderen. Meist löst diese Aufteilung den Streit, weil niemand alles abgeben muss.

Wie unterscheidet sich diese Seite von der Automatisierungsseite für Jena?

Hier geht es um die Frage, welche Programme überhaupt bleiben und wie sie zueinander stehen. Auf der Automatisierungsseite geht es um die Umsetzung eines ausgewählten Ablaufs und um die Wahl zwischen einem n8n-Workflow, einer direkten Schnittstelle und einer eigenen Web-Anwendung. Diese Seite kommt zuerst.

Felix am Laptop
Ihr fester Ansprechpartner Felix

Welche Programme sollen zusammenarbeiten?

Schreiben Sie mir von Ihrem Vorhaben.

Falls das Formular nicht angezeigt wird, erreichen Sie Felix auch direkt.

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Telefon: 0174 9152726

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