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Programme und Schnittstellen

Angaben zwischen Ihren Programmen weitergeben.

Kundendaten im einen Programm, Aufträge im nächsten: Wir prüfen, wie sich vorhandene Systeme verbinden lassen und welche Übergaben sinnvoll sind.

Projekt anfragen Automatisierung

Zuerst klären, welches System die richtige Quelle ist.

Beim Abgleich reicht es nicht, Felder von A nach B zu kopieren. Wir bestimmen, wo eine Information gepflegt wird, wer sie ändern darf und was bei widersprüchlichen Angaben geschieht.

Beispiele

Typische Verbindungen in kleinen Betrieben.

  • Website und CRM

    Eine Anfrage aus dem Kontaktformular landet nicht nur im Postfach, sondern mit allen Angaben im CRM oder in der Liste, mit der Ihr Team weiterarbeitet.

  • CRM und Buchhaltung

    Kunden, die im CRM gepflegt sind, müssen in der Buchhaltung nicht ein zweites Mal angelegt werden. Weiter unten steht, wie wir dabei die führende Quelle festlegen.

  • Shop, Lager und Versand

    Eine bezahlte Bestellung kann Lagerbestand, Lieferschein oder Versandetikett anstoßen. Wie das mit Shopify aussieht, zeigt der Ratgeber E-Commerce-Automatisierung mit Shopify und n8n.

  • Kalender und Buchung

    Gebuchte Termine erscheinen im Kalender, belegte Zeiten werden nicht noch einmal angeboten. Mehr dazu auf der Seite Online-Terminbuchung.

Was zum vereinbarten Umfang gehören kann.

Kunden und Aufträge
Benötigte Stammdaten und Auftragsinformationen zwischen geeigneten Systemen zuordnen.
Bestell- und Zahlungsstatus
Bestätigte Statusangaben für die nachfolgenden Schritte bereitstellen; fachliche Buchungen bleiben gesondert abzustimmen.
Formulare und Kommunikation
Website-Anfragen an die zuständige Stelle oder ein vorhandenes Kundensystem übergeben.
Fehler und Änderungen
Doppelte Übertragungen, fehlende Angaben und geänderte Schnittstellen im vereinbarten Umfang berücksichtigen.

Vor der Zusage

Was eine Schnittstelle können muss.

Eine Schnittstelle (API) ist der vereinbarte Weg, auf dem ein Programm Daten herausgibt oder annimmt. Dass ein Programm eine API hat, heißt noch nicht, dass sie alles kann, was Ihr Ablauf braucht. Diese Punkte prüfen wir, bevor wir etwas zusagen.

  • Lesen und schreiben: Lassen sich die nötigen Angaben abrufen und, wo gewünscht, auch anlegen oder ändern?
  • Ereignisse: Meldet das Programm Änderungen selbst über einen Webhook, oder wird in Abständen nachgefragt?
  • Tarif und Rechte: Ist der Zugriff im gebuchten Tarif enthalten, und welche Berechtigungen braucht das Zugangskonto?
  • Grenzen: Wie viele Abfragen erlaubt der Anbieter in welcher Zeit, und was passiert darüber hinaus?
  • Wiederholung: Lässt sich ein Schritt gefahrlos erneut ausführen, ohne dass ein Eintrag doppelt entsteht (Idempotenz)?
  • Dokumentation: Beschreibt der Anbieter Felder, Fehlercodes und angekündigte Änderungen nachvollziehbar?

Was die Entwicklerdokumentationen von Lexware Office, sevdesk und DATEV dazu sagen, fasst der Ratgeber CRM und Buchhaltung verbinden zusammen.

So gehen wir vor

Die Verbindung am konkreten Datenweg planen.

  1. Zugriffe prüfen

    Programme, Tarife, verfügbare Schnittstellen und benötigte Berechtigungen erfassen.

  2. Felder zuordnen

    Quelle, Ziel, Formate und erlaubte Schreibrichtungen festlegen.

  3. Übergaben testen

    Mit Beispieldaten erfolgreiche, doppelte und fehlerhafte Übergaben prüfen; Betreuung und Alarmwege vereinbaren.

Werkzeugwahl

Fertige Verbindung, n8n oder eigene Programmierung?

Drei Wege, Programme zu verbinden
Weg Passt, wenn … Zu bedenken
Fertige Verbindung eines Anbieters beide Programme eine Verbindung anbieten, die genau Ihren Fall abdeckt Wenig Einfluss auf Regeln und Fehlerfälle, Funktionsumfang oft je nach Tarif
Workflow mit n8n mehrere Schritte, Bedingungen oder Programme beteiligt sind Braucht Betrieb und Überwachung; bei Akuma Digital 149 € netto im Monat auf einem EU-Server
Eigene Programmierung eine Verbindung sehr umfangreich ist oder besondere Anforderungen an Tempo und Prüfung stellt Mehr Aufwand für Entwicklung und Pflege, Angebot nach Umfang

Welche Workflow-Plattform zu Ihnen passt, vergleicht der Ratgeber n8n, Zapier und Make im Vergleich. Den Betrieb von n8n erklärt die Seite Automatisierung mit n8n.

Der Produktname allein sagt noch nicht, was möglich ist.

Auch bei verbreiteten Programmen unterscheiden sich verfügbare Funktionen nach Produkt und Tarif. Deshalb folgt eine Zusage erst nach Prüfung der benötigten Zugriffe. Laufende Kosten der beteiligten Dienste werden getrennt benannt.

Beispiel Buchhaltung

Buchhaltung mit CRM und Shop abgleichen.

Liegen Kunden im CRM und Aufträge im Shop, entsteht leicht doppelte Pflege. Für den Abgleich mit der Buchhaltung gehen wir so vor.

  • Eine Quelle je Feld

    Für jede Angabe legen wir fest, welches Programm führend ist, in welche Richtung übertragen wird und wann. Ein bestätigter Zahlungsstatus wird anders behandelt als ein offener Auftrag.

  • Einträge sicher zuordnen

    Stabile Kennungen, abgeglichene Formate und eine Prüfung auf Dubletten, bevor etwas geschrieben wird. Übertragen werden nur die freigegebenen Felder; andere bleiben nur lesbar oder ganz im bisherigen System.

  • Abweichungen sichtbar machen

    Fehlgeschlagene Übertragungen, fehlende Zuordnungen und unklare Werte landen in einer prüfbaren Liste oder als Benachrichtigung, statt still verloren zu gehen.

  • Was der Abgleich nicht ist

    Ob Änderungen sofort oder in Intervallen übertragen werden, hängt von den Schnittstellen ab. Ein Abgleich in beide Richtungen ist kein automatischer Bestandteil, und Rechnungen auszulesen ist ein eigener Baustein.

Vor dem ersten Schritt

Fragen vor dem Start.

Geht das mit meiner Buchhaltungssoftware?

Wir prüfen Produkt, Tarif, Schnittstellen, Rechte und benötigte Formate. Ein freigegebener Export- und Importweg kann eine Alternative zur direkten Verbindung sein.

Was ist der Unterschied zu einer eigenen API?

Hier steht die Verbindung vorhandener Programme im Mittelpunkt. Eine eigene API wird entwickelt, wenn Ihre Anwendung selbst eine definierte Schnittstelle bereitstellen muss.

Was kostet es, zwei Programme zu verbinden?

Das hängt von den Schnittstellen, der Zahl der Datenwege und den nötigen Prüfungen ab. Nach der Prüfung der Zugriffe erhalten Sie ein Angebot; laufende Kosten der beteiligten Dienste und die Betreuung weisen wir getrennt aus.

Wie lange dauert es, Programme zu verbinden?

Eine einzelne Verbindung zwischen zwei Systemen kann ab zwei Wochen live gehen. Bei mehreren Datenwegen, fehlenden Schnittstellen oder nötigen Freigabeschritten verlängert sich der Zeitraum.

Werden Änderungen zwischen den Programmen ohne Verzögerung übertragen?

Das hängt von der Schnittstelle ab. Meldet ein Programm Änderungen per Webhook, kann der Abgleich unmittelbar folgen; andernfalls wird in festen Abständen nachgefragt. Welcher Weg möglich ist, steht nach der Prüfung der Zugriffe fest und wird im Angebot benannt.

Passende Leistungen und Hintergründe.

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Raik Goldammer · Inhaber, Insektenschutz Gera