Belege digitalisieren: Scannen, ablegen, richtig aufbewahren

Kurz gesagt

Papierbelege dürfen Sie scannen oder mit dem Handy fotografieren und digital aufbewahren. Die Datei muss dafür bildlich mit dem Original übereinstimmen und während der ganzen Aufbewahrungsfrist verfügbar und lesbar sein ^{Quelle 1} . Danach darf das Papier in der Regel weg, solange keine andere Vorschrift das Original verlangt ^{Quelle 2} . Buchungsbelege wie Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn, empfangene Geschäftsbriefe sechs Jahre ^{Quelle 1} . Stand: Oktober 2026. Dieser Ratgeber ist eine Information, keine Steuerberatung.

Zwei Arten von Belegen

Im Büro eines Handwerksbetriebs kommen Belege auf zwei Wegen an, und für beide gelten andere Regeln:

• Auf Papier: die Quittung vom Baumarkt, die Rechnung per Post, der Beleg von der Tankstelle. Sie werden gescannt oder fotografiert, und das Bild ersetzt das Original.
• Schon digital: die PDF-Rechnung im Postfach oder die E-Rechnung als XML-Datei. Sie werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie angekommen sind, zum Beispiel als XML ^{Quelle 2} . Sie auszudrucken und die Datei zu löschen reicht nicht.

Aufbewahrungsfristen auf einen Blick

Drei Punkte dazu:

• Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden oder der Brief eingegangen ist ^{Quelle 1} . Eine Rechnung vom März 2026 zählt also ab dem 31. Dezember 2026.
• Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer gebraucht werden, deren Festsetzungsfrist noch offen ist ^{Quelle 1} . Bevor Sie alte Ordner vernichten, fragen Sie deshalb Ihre Steuerberatung.
• Acht Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025, und zwar auch für Belege, deren alte Frist von zehn Jahren an diesem Tag noch lief ^{Quelle 3} . Für Kaufleute steht dieselbe Staffel im Handelsgesetzbuch ^{Quelle 4} .

Scannen nach den GoBD: was dazugehört

Die Regeln für digitale Buchführung und Aufbewahrung stehen in den GoBD, einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, geändert 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025 ^{Quelle 2} , ^{Quelle 6} . Für gescannte Papierbelege steht dort:

• Jedes Gerät ist erlaubt: Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scanstraße. Die Datei muss mit dem Original bildlich übereinstimmen ^{Quelle 2} .
• Das Verfahren wird aufgeschrieben. Empfohlen ist eine Organisationsanweisung, die regelt, wer erfassen darf, wann erfasst wird, welche Belege erfasst werden, wie Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert und wie Fehler festgehalten werden ^{Quelle 2} .
• Keine Signatur nötig: Für die Steuer brauchen gescannte Belege weder eine elektronische Signatur noch einen Zeitstempel ^{Quelle 2} .
• Danach nur noch mit der Datei arbeiten: Nach dem Scannen wird mit dem digitalen Beleg weitergearbeitet, nicht mehr mit dem Papier ^{Quelle 2} .
• Papier vernichten: Nach dem Scannen dürfen Papierbelege vernichtet werden, soweit keine steuerliche oder andere Vorschrift das Original verlangt ^{Quelle 2} . Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz dürfen ohnehin nicht nur als Bild aufbewahrt werden ^{Quelle 1} .

Zwei Anforderungen gelten für die ganze digitale Ablage, nicht nur für Scans. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und Änderungen an elektronischen Aufzeichnungen müssen protokolliert werden ^{Quelle 2} . Ein Ordner, in dem jeder Dateien überschreiben oder löschen kann, ohne dass es jemand bemerkt, erfüllt das nicht von selbst. Und für jedes Programm, das Sie dafür nutzen, braucht es eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens hervorgehen. Wie ausführlich sie sein muss, hängt von der Größe des Betriebs und den eingesetzten Programmen ab ^{Quelle 2} .

Das BSI hat für das sogenannte ersetzende Scannen eine Technische Richtlinie veröffentlicht, die TR-RESISCAN. Sie ist ein Leitfaden für einen ordentlichen Scanablauf, eine Pflicht zur Zertifizierung ist damit nicht verbunden ^{Quelle 7} .

Belege, die schon digital ankommen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können ^{Quelle 8} . Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell verarbeiten lässt ^{Quelle 9} ; ein einfaches PDF gehört nicht dazu ^{Quelle 8} .

Für die Ablage heißt das: Bewahren Sie von einer E-Rechnung mindestens den strukturierten Teil, also die XML-Daten, unverändert in seiner ursprünglichen Form auf ^{Quelle 10} . Bei einer ZUGFeRD-Rechnung (ein PDF mit eingebetteten XML-Daten) dürfen diese Daten nicht durch eine Umwandlung in ein Bildformat verloren gehen ^{Quelle 2} .

Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Betriebe statt einer E-Rechnung noch eine andere Rechnung schicken, Betriebe mit höchstens 800.000 € Umsatz im Vorjahr bis Ende 2027 ^{Quelle 11} . Rechnungen bis 250 € dürfen immer auch als andere Rechnung verschickt werden ^{Quelle 12} . Ob eine E-Rechnung formal stimmt, prüft der kostenlose XRechnung-Validator.

So gehen Sie im Betrieb vor

1. Eingangswege festlegen: Post, ein E-Mail-Postfach für Rechnungen, Handyfotos von Quittungen unterwegs. Je weniger Wege, desto weniger geht verloren.
2. Zuständigkeit und Zeitpunkt regeln: Wer scannt, und wann? Zum Beispiel am Tag des Eingangs, bevor der Beleg in einer Jackentasche verschwindet.
3. Einheitlich ablegen: Ein festes Schema für Ordner und Dateinamen, etwa nach Jahr, Monat und Lieferant, damit sich ein Beleg auch nach Jahren findet.
4. Prüfen, bevor Papier weggeht: Ist der Scan lesbar und vollständig, mit Vorder- und Rückseite, wenn dort etwas steht?
5. Originale erst danach vernichten, und nur, wenn keine Vorschrift das Papier verlangt.
6. Aufschreiben: Organisationsanweisung und Verfahrensdokumentation in einfacher Form, abgestimmt mit Ihrer Steuerberatung.
7. E-Rechnungen als Datei aufbewahren: Die XML-Datei gehört in die Ablage, nicht nur die Ansicht als PDF.

Viele Buchhaltungsprogramme haben einen eigenen Belegeingang mit Upload per App oder E-Mail. Wie solche Programme Daten annehmen und weitergeben, beschreibt der Ratgeber CRM und Buchhaltung verbinden.

Was sich am Rechnungseingang automatisieren lässt

Der aufwändigste Teil ist meist nicht das Scannen, sondern das Abtippen und Weiterreichen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag erfassen, den Beleg der zuständigen Person vorlegen und an die Buchhaltung übergeben. Diese Vorbereitung lässt sich automatisieren. Belege werden aus dem Postfach eingesammelt, die Angaben vorgeschlagen und unsichere Werte zur Prüfung vorgelegt; die Freigabe bleibt bei Ihnen. Wie das bei uns abläuft und was es kostet, steht auf der Seite Rechnungseingang automatisieren. Der Einstieg kostet einen Festpreis von 490 € netto: kurze Analyse, Beratung und ein erster, klar umrissener Schritt.

Sollen Buchhaltung, CRM und Shop dauerhaft dieselben Daten haben, ist das ein eigener Baustein: Programme verbinden, mit der Buchhaltung als Beispiel. Wenn Sie erst einmal ordnen möchten, welche Abläufe im Büro sich überhaupt lohnen, ist die Digitalisierungsberatung der passende Anfang.