Rechnungen erfassen. Mit Prüfung vor der Übergabe.

Das prüfen wir anhand des konkreten Produkts, Ihres Tarifs, der Zugriffsrechte und der verfügbaren Schnittstellen oder Importformate. Eine passende Exportdatei kann eine Alternative zur direkten Anbindung sein.

Hier steht der einzelne eingehende Beleg im Mittelpunkt. Bei einer Synchronisation werden laufend vereinbarte Kunden-, Auftrags-, Zahlungs- oder Statusdaten zwischen Systemen abgeglichen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen; laut Bundesfinanzministerium genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Als E-Rechnung gilt ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL), ein einfaches PDF zählt nicht dazu. Weil für das Ausstellen Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise 2027 gelten, kommen vorerst weiter auch PDF- und Papierrechnungen an. Ein Ablauf für den Rechnungseingang sollte deshalb beide Wege abdecken. Steuerliche Einzelfragen gehören zu Ihrer Steuerberatung.

Für den Rechnungseingang beginnt die Umsetzung mit dem Einstieg zum Festpreis von 490 € netto: kurze Analyse, Beratung und ein erster, klar umrissener Schritt. Wie viel mehr dazukommt, hängt von der Zahl der Postfächer, der Anbindung an Ihre Buchhaltung und den gewünschten Freigabeschritten ab.

Ein erster Ablauf vom Postfach bis zur Freigabe ist je nach Umfang ab zwei Wochen im Einsatz. Den Zeitplan bestimmen die Schnittstelle Ihrer Buchhaltung, die Qualität der Belege und die vereinbarten Prüfschritte.