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Digitalisierung · Erfurt

Welches System führt welche Daten – und wer pflegt sie?

Sobald ein Betrieb mehr als einen Verkaufsweg hat, steht dieselbe Angabe an mehreren Stellen: ein Preis in der Kasse, im Regal und im Shop. Diese Seite ordnet, welches System welche Daten führt, bevor irgendetwas verbunden wird.

Projekt anfragen 30 Minuten Erstgespräch

Ein Datensatz, ein zuständiges System.

Die Tabelle ist die Entscheidungshilfe dieser Seite. Für jede Zeile gilt: Ein System führt, alle anderen bekommen eine Kopie und ändern sie nicht eigenmächtig.

Welches System in Ihrem Fall führt, hängt davon ab, wo die Daten entstehen und wer sie im Alltag anfasst. Die typische Zuordnung in der Tabelle ist ein Ausgangspunkt für das Gespräch, keine Vorgabe.

Welches System welche Daten führt und wer sie im Alltag pflegt
Datenart Führendes System – typisch Was schiefgeht ohne Festlegung Wer pflegt
Artikelstamm und Preise Warenwirtschaft oder Shop, je nachdem wo gepflegt wird Der Preis im Regal weicht vom Preis online ab, und beide sind begründbar. Eine benannte Person, nicht „wer gerade Zeit hat".
Bestände Das System, in dem Wareneingang gebucht wird Online wird verkauft, was im Laden schon weg ist. Die Entschuldigung kostet mehr als der Artikel. Wareneingang und Inventur, nach festem Rhythmus.
Kundendaten Ein System, meist der Shop oder ein Kundenverzeichnis Dieselbe Person liegt zweimal vor, und die Rechnungsadresse ist die ältere. Entsteht beim Verkauf, Pflege bei Änderung.
Bestellungen und Aufträge Shop beziehungsweise Auftragsverwaltung Eine Abholung wird doppelt vorbereitet, weil zwei Listen existieren. Wer den Auftrag annimmt.
Belege und Rechnungen Buchhaltung, als Empfänger der anderen Systeme Am Monatsende fehlt ein Beleg, und niemand weiß, aus welchem Kanal er stammt. Buchhaltung, mit vereinbarter Übergabe.

Ein Beispiel, bewusst als Beispiel gekennzeichnet.

Ein Fachgeschäft mit Ladenlokal und kleinem Onlineangebot – frei erfunden, aber aus echten Fragen zusammengesetzt.

Der Betrieb pflegt Artikel in der Kasse und noch einmal im Shop. Bei einer Preisänderung wird die Kasse zuerst geändert, der Shop später oder gar nicht. Zwei Wochen später kauft jemand online zum alten Preis.

Die naheliegende Antwort wäre eine automatische Übertragung. Die richtige erste Frage ist aber: Wo entsteht ein Preis? Wenn er im Ladengeschäft entschieden wird, führt die Kasse, und der Shop bekommt die Kopie. Erst danach lohnt sich die Technik.

Kommt die Übertragung vor dieser Festlegung, überschreibt sie irgendwann das Falsche – nämlich dann, wenn jemand im Shop einen Aktionspreis setzt und der nächste Abgleich ihn zurücksetzt.

Womit wir anfangen.

Nicht mit der Verbindung, sondern mit dem, was heute schon auseinanderläuft.

  1. Abweichungen zählen

    Eine Woche lang notieren, an welchen Stellen zwei Systeme etwas Unterschiedliches sagen. Die Liste ist meist kürzer als befürchtet und zeigt, wo der Schaden wirklich entsteht.

  2. Führung festlegen

    Je Datenart entscheiden, welches System führt. Das ist eine Entscheidung des Betriebs, keine technische – wir stellen nur die Fragen dazu.

  3. Eine Übergabe bauen

    Genau eine, für die Datenart mit dem größten Ärger. Mit Protokoll, damit nachvollziehbar bleibt, was wann übertragen wurde.

  4. Nach vier Wochen nachzählen

    Dieselbe Zählung wie in Schritt eins. Wenn die Abweichungen nicht spürbar zurückgegangen sind, war es die falsche Übergabe – dann bauen wir sie zurück statt sie zu verteidigen.

Zusammenarbeit von Gera aus.

Was es praktisch bedeutet, dass wir nicht in Erfurt sitzen:

Abstimmung
Erstgespräch und laufende Abstimmung per Video oder Telefon. Für diese Art Arbeit ist das ausreichend und für beide Seiten der geringere Aufwand.
Vor-Ort-Termin
Nach Absprache möglich, wenn das Zusehen am Arbeitsplatz etwas bringt. Eine Anfahrtszeit oder feste Besuchstermine sagen wir nicht zu.
Erreichbarkeit
Ein Ansprechpartner, montags bis freitags. Der Weg bei Störungen an einem laufenden Ablauf wird vorher vereinbart.

Weiterlesen für Betriebe in Erfurt.

Anbieter aus Gera. Akuma Digital hat seinen Unternehmenssitz in Gera und keine Niederlassung in Erfurt. Die Abstimmung läuft per Video und Telefon; ein Termin vor Ort ist nach Absprache möglich. Eine Anfahrtszeit und feste Besuchstermine sagen wir nicht zu.

Was im Erstgespräch passiert.

30 Minuten per Video oder Telefon. Am Ende wissen Sie, welche Datenart bei Ihnen den meisten Ärger macht.

  • Sie zählen auf, welche Angaben Sie an mehr als einer Stelle pflegen.
  • Wir gehen die Tabelle oben durch und halten fest, welches System bei Ihnen jeweils führen sollte.
  • Sie erfahren, welche Ihrer Systeme eine nutzbare Schnittstelle haben – und wo das vorher geprüft werden muss.
  • Auch ohne Auftrag nehmen Sie eine Zuordnung mit, die im Betrieb sofort Streit erspart.
Erstgespräch vereinbaren Vorhaben beschreiben

Häufige Fragen

Müssen wir unsere Kasse austauschen?

Nicht unbedingt. Entscheidend ist, ob das System die benötigten Daten herausgibt – über eine Schnittstelle oder zumindest über einen regelmäßigen Export. Wenn beides fehlt, ist ein Wechsel eine Option, aber die letzte. Wir prüfen das an Ihrem konkreten System, bevor wir etwas vorschlagen.

Gilt das nur für Handelsbetriebe?

Nein. Der Handelsfall auf dieser Seite ist ein Beispiel, weil sich daran gut zeigen lässt, was passiert, wenn dieselbe Angabe an mehreren Stellen steht. Dieselbe Frage stellt sich in einem Handwerksbetrieb zwischen Aufmaß, Angebot und Rechnung genauso.

Haben Sie Kunden in Erfurt?

Kein veröffentlichtes Kundenprojekt aus Erfurt, und wir erfinden keines. Unsere veröffentlichten Projekte stammen aus Gera und Apolda; sie sind auf allen Seiten als solche gekennzeichnet. Akuma Digital arbeitet von Gera aus und hat in Erfurt keine Niederlassung.

Was kostet die Bestandsaufnahme?

Die erste Einordnung im 30-minütigen Erstgespräch kostet nichts. Eine vollständige Aufnahme mit Durchsprache, Zuordnung der Datenarten und schriftlicher Empfehlung rechnen wir nach Aufwand ab; der Umfang steht vorher im Angebot. Einen Festpreis nennen wir nicht, weil er von der Zahl der Systeme abhängt.

Felix am Laptop
Ihr fester Ansprechpartner Felix

Wo laufen bei Ihnen Daten auseinander?

Schreiben Sie mir von Ihrem Vorhaben.

Falls das Formular nicht angezeigt wird, erreichen Sie Felix auch direkt.

E-Mail schreiben

Telefon: 0174 9152726

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