Digitalisierung · Leipzig
Wo ein Vorgang die Hand wechselt, bleibt er liegen.
Sobald mehr als eine Person an einem Auftrag arbeitet, entsteht die meiste verlorene Zeit nicht bei der Arbeit, sondern zwischen den Beteiligten. Diese Seite zeigt sechs typische Übergabestellen, woran man sie erkennt und wie man sie misst, bevor man etwas ändert.
Sechs Stellen, an denen ein Auftrag die Hand wechselt.
Zu jeder Übergabe steht hier das Symptom – und die erste Messung, die Sie ohne uns machen können. Messen Sie erst, bevor Sie etwas umbauen.
Zwei Wochen Mitschreiben reichen meist, um zu sehen, welche Zeile heraussticht. Erfahrungsgemäß ist es nicht die, die im Betrieb am lautesten diskutiert wird.
| Übergabe | Woran Sie es merken | Was Sie zuerst messen |
|---|---|---|
| Anfrage an die zuständige Person | Anfragen liegen im Sammelpostfach, bis jemand hineinschaut. | Zeit zwischen Eingang und erster Reaktion, über zwei Wochen. |
| Zuständige Person an die Kalkulation | Für das Angebot fehlen Angaben, die erst erfragt werden müssen. | Anteil der Anfragen, bei denen nachgefragt werden musste. |
| Kalkulation an das Angebot | Zahlen stehen fest, das Dokument entsteht trotzdem erst Tage später. | Zeit zwischen fertiger Kalkulation und versandtem Angebot. |
| Angebot an das Nachfassen | Niemand weiß ohne Nachsehen, welche Angebote offen sind. | Anzahl offener Angebote ohne Rückmeldung, älter als zehn Tage. |
| Auftrag an die Ausführung | Die ausführende Person fragt Dinge nach, die im Angebot stehen. | Anzahl Rückfragen je Auftrag in der ersten Woche. |
| Ausführung an die Abrechnung | Rechnungen entstehen aus Notizen und Erinnerung. | Zeit zwischen Abschluss und gestellter Rechnung. |
Warum diese Seite anders fragt als die für Gera.
Beide Seiten suchen den Engpass, aber an verschiedenen Stellen.
- Betrieb mit wenigen Beteiligten
- Dort liegt der Engpass meist in einem einzelnen Schritt – die Terminabstimmung dauert, die Rechnung entsteht mühsam. Die Frage lautet: welcher Schritt?
- Betrieb mit verteilten Zuständigkeiten
- Hier liegt der Engpass zwischen den Beteiligten. Jeder einzelne Schritt ist schnell, der Vorgang trotzdem langsam, weil er zwischendurch wartet.
- Woran man den Unterschied erkennt
- Addieren Sie die reine Bearbeitungszeit eines Vorgangs und vergleichen Sie sie mit der Zeit vom Eingang bis zum Abschluss. Klafft beides weit auseinander, ist es ein Übergabeproblem.
- Warum das die Lösung ändert
- Ein langsamer Schritt wird durch ein besseres Werkzeug schneller. Eine schlechte Übergabe wird das nicht – sie braucht eine Zuständigkeit und eine Benachrichtigung.
Was an einer Übergabe tatsächlich hilft.
Drei Dinge, in dieser Reihenfolge. Software steht nicht an erster Stelle.
-
Eine benannte Zuständigkeit
Für jeden Vorgang gibt es eine Person, bei der er liegt. Nicht ein Team, nicht ein Postfach. Diese Festlegung kostet nichts und wirkt am schnellsten.
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Eine Übergabe mit vollständigen Angaben
Was die nächste Station braucht, wird beim Weitergeben mitgeliefert – nicht auf Nachfrage. Dafür muss einmal aufgeschrieben werden, was das jeweils ist.
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Eine Benachrichtigung statt einer Erinnerung
Die nächste Station erfährt, dass etwas für sie da ist, statt regelmäßig nachzusehen. Das ist die Stelle, an der Technik wirklich etwas beiträgt.
-
Eine sichtbare Liste des Offenen
Was liegt gerade wo, und seit wann? Ohne diese Sicht bleibt jede Verbesserung eine Vermutung, auch nach der Umstellung.
Zusammenarbeit von Gera aus.
Was es praktisch bedeutet, dass wir nicht in Leipzig sitzen:
- Abstimmung
- Erstgespräch und laufende Abstimmung per Video oder Telefon. Für diese Art Arbeit ist das ausreichend und für beide Seiten der geringere Aufwand.
- Vor-Ort-Termin
- Nach Absprache möglich. Eine Anfahrtszeit oder regelmäßige Besuche sagen wir hier nicht zu, weil wir nichts zusagen, was wir nicht verlässlich halten können.
- Erreichbarkeit
- Ein Ansprechpartner, montags bis freitags. Der Weg bei Störungen an einem laufenden Ablauf wird vorher vereinbart.
Weiterlesen für Betriebe in Leipzig.
Anbieter aus Gera. Akuma Digital hat seinen Unternehmenssitz in Gera und keine Niederlassung in Leipzig. Die Abstimmung läuft per Video und Telefon; ein Termin vor Ort ist nach Absprache möglich. Eine Anfahrtszeit und feste Besuchstermine sagen wir nicht zu.
Was im Erstgespräch passiert.
30 Minuten per Video oder Telefon. Wir suchen die eine Übergabe, die am meisten kostet.
- Sie erzählen, wie ein Auftrag bei Ihnen durch den Betrieb läuft und wer ihn wann in der Hand hat.
- Wir vergleichen Bearbeitungszeit und Durchlaufzeit – die Lücke dazwischen zeigt, ob es überhaupt ein Übergabeproblem ist.
- Sie bekommen die zwei bis drei Messungen mit, die Sie in den nächsten zwei Wochen selbst machen können.
- Auch ohne Auftrag haben Sie danach Zahlen statt Eindrücke – und die halten auch gegen Widerspruch im Betrieb.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür ein CRM?
Nicht zwingend. Ein CRM hilft, wenn viele Vorgänge parallel laufen und mehrere Personen daran arbeiten. Bei wenigen Vorgängen genügt oft eine gemeinsame Liste mit klarer Zuständigkeit. Wir schlagen ein System erst vor, wenn die Messung zeigt, dass es gebraucht wird – vorher ist es eine Anschaffung ohne Begründung.
Was, wenn niemand zwei Wochen mitschreiben will?
Dann messen wir kleiner: eine Woche, eine Übergabe, eine Person. Das ist weniger belastbar, aber immer noch besser als eine Umstellung aufgrund von Eindrücken. Wichtig ist nur, dass die Messung vor der Änderung stattfindet – danach lässt sich der Zustand davor nicht mehr rekonstruieren.
Haben Sie Kunden in Leipzig?
Kein veröffentlichtes Kundenprojekt aus Leipzig, und wir erfinden keines. Unsere veröffentlichten Projekte stammen aus Gera und Apolda und sind auf allen Seiten als solche gekennzeichnet. Akuma Digital arbeitet von Gera aus; in Leipzig gibt es keine Niederlassung.
Wie lange dauert so eine Untersuchung?
Das Erstgespräch dauert 30 Minuten. Die Messung läuft bei Ihnen und dauert ein bis zwei Wochen. Die gemeinsame Auswertung mit Empfehlung ist eine Sitzung. Erst danach entsteht ein Angebot für eine Umsetzung – und erst dann gibt es überhaupt eine belastbare Aussage über Aufwand und Nutzen.
Wo bleibt bei Ihnen ein Vorgang liegen?
Schreiben Sie mir von Ihrem Vorhaben.
Falls das Formular nicht angezeigt wird, erreichen Sie Felix auch direkt.
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